Excel中進行制作打印工資條的操作技巧

Excel中進行制作打印工資條的操作技巧

　　如何讓工資條打印既快速又漂亮是很多人頭痛的問題，有需要的朋友可以根據自己的實際情況選擇一種方案來操作。今天，學習啦小編就教大家在Excel中進行制作打印工資條的操作技巧。

　　Excel中進行制作打印工資條的操作步驟

　　一、人少好辦事

　　對于一些小企業或者辦公室類型的公司來說，公司全體人數也不多，少的幾個人，多的也就十幾、二十人的樣子，即便是每個人的工資條打成一張紙，也不會造成什么大的浪費，所以我們可以簡單設置讓其每條記錄打印在一張紙上，這樣是最簡單快捷的方法了。

　　這里利用的是一種類似的“頁眉”的方式實現每一頁打印后都有一個“標題行”，這樣保證工資的明細項目在工資條上體現，然后每一個“標題行”下方跟一條記錄，最后打印出的效果就是工資條了，具體操作如下。

　　在Excel做好的工資表中，執行“文件”→“頁面設置”命令，在打開的“頁面設置”對話框中切換到“工作表”標簽，單擊“頂端標題行”右側的按鈕，在工作表中選擇工資表的頭部區域，然后單擊回車鍵，使“頁面設置”對話框如圖 1所示，然后單擊“確定”按鈕使設置生效。

　　接下來單擊“打印預覽”按鈕，使工作表呈打印預覽狀態，然后在“打印預覽”對話框中單擊“頁邊距”按鈕，使打印預覽對話框中顯示出調整頁邊距的虛線，使用鼠標拖動“下邊距”虛線至工作表第二行處，即最終效果為頁面中顯示的只有兩行，一行是工資細目，一行是數據(如圖 2)，接下來就打印吧，打印出的每頁紙中就是一位員工的工資條了。

　　小提示：這種打印工資條的方法是最簡單，最安全(不容易出錯)，最快速的方法，當然弊端就是太浪費紙張了，如果公司人數稍微多一點，就不太適合了，不過你可以試試下面的方法。

　　二、妙用排序，輕松打印工資條

　　工資條的最終結果就是一行工資明細目，一行員工對應的數據，通常做好的工資表都是只有第一行有數據工資細目，下面全部是數據，如果能從第二行開始，每一行的結尾都添加一行工資細目的數據就好了。這一點可以使用排序輕松實現，具體實現方法如何，就請接著往下看吧。

　　假設當前工資表中有300行數據，顯然使用第一種方法是行不通的。首先復制第一行的工資細目數據，從300行之后的任一行粘貼，并使用填充柄拖動復制300行。

　　接下來在A列的前面插入兩列，第一列使用填充柄輸入序號，從1一直拉到N(本例操作時為1000，這個N可根據自己的喜好以及實際需求，基本上只要大于工資表中數據的兩倍即可)，主要用來打印工資條后下次重新做工資時恢復表格順序。第二列從第二行開始，依次輸入1、3、5、7，然后選中這四個單元格，使用填充柄填充至員工數據結束位置。在下方的工資細目數據區，從第一行依次輸入2、4、6、8，然后選中這四個單元格，使用填充柄填充至結束，大致效果如圖 3所示。

　　執行“數據”→“篩選”→“自動篩選”命令，單擊B列的下拉按鈕，在彈出的下拉菜單中選擇“升序排列”，這樣工資條就做好了(如圖 4)。

　　從上圖中可以看出，工資條效果已經實現了，這時將A、B兩列隱藏，然后打印，我們的工作就算完成了。等下個月需要使用這張工資表格重新計算工資時，只需要將隱藏的A、B兩列取消隱藏，使用“自動篩選”，然后按照A列“升序排列”即可還原原來的順序。

　　三、輕松插入工資細目數據行

　　其實用Excel打印工資條，歸根結底就是讓Excel制作的工資表格中，一行工資細目數據，一行員工的記錄。如果在每一個員工數據的上面插入一行工資細目數據顯然我們的要求也就完成了，當然純手工的一行一行插入顯然是個“不可能完成的任務”，這里需要有點小技巧。

　　第一步：在工資細目的右側兩列中，交叉輸入任意數字(主要是為了后面的“空位”空值，所以數字可任意輸)，然后選中交叉的四個單元格，雙擊右下角的“填充柄”，使這種格式一直填充至工資表的結束行(如圖 5)。

　　第二步：執行“編輯”→“定位”命令，在打開的“定位”對話框中單擊“定位條件”按鈕，在打開的“定位條件”對話框中，選擇“空值”，然后單擊“確定”按鈕(如圖 6)

　　第三步：執行“插入”→“行”命令，這時便會從第三行開始，每一行的前面插入了一個空行。

　　第四步：復制表頭的工資細目數據，選中工資表A列的數據區域，執行“編輯”→“定位”命令，在打開的“定位”對話框中單擊“定位條件”按鈕，在打開的“定位條件”對話框中，選擇“空值”，然后單擊“確定”按鈕，這時會選中剛插入的空行，執行“編輯”→“粘貼”命令，這時工資條就算制作完成了(如圖 7)。