用Excel表格處理考勤數(shù)據(jù)圖文教程

用Excel表格處理考勤數(shù)據(jù)圖文教程

　　許多單位都建立了考勤制度，考勤的方式也越來(lái)越智能化，不再需要人工手動(dòng)填寫(xiě)，而是采用網(wǎng)上考勤或指紋考勤機(jī)等。這樣，產(chǎn)生的電子版考勤數(shù)據(jù)也更加方便我們借助Excel進(jìn)行處理。那么具體要怎么做?下面學(xué)習(xí)啦小編馬上就告訴大家用Excel處理考勤數(shù)據(jù)的方法。

　　用Excel處理考勤數(shù)據(jù)的方法

　　將考勤數(shù)據(jù)導(dǎo)入到Excel中，以便編寫(xiě)公式進(jìn)行數(shù)據(jù)處理

　　一般來(lái)說(shuō)，考勤數(shù)據(jù)包含這幾項(xiàng)內(nèi)容：?jiǎn)T工登記號(hào)碼，上班時(shí)間，下班時(shí)間，日期。

　　有的考勤系統(tǒng)導(dǎo)出的數(shù)據(jù)只有員工登記號(hào)碼，不能顯示中文，為了統(tǒng)計(jì)結(jié)果更加直觀，我們需要將號(hào)碼轉(zhuǎn)化成相應(yīng)的姓名。這就需要用到VLOOKUP函數(shù)。首先，我們?cè)谛碌墓ぷ鞅韘heet2中編寫(xiě)兩列內(nèi)容，一列是登記號(hào)碼，一列是與之對(duì)應(yīng)的職工姓名。然后在sheet1表的登記號(hào)碼列前添加“姓名”一列，并在A2單元格編寫(xiě)公式“= VLOOKUP(B2,Sheet2!A:B,2,0)”，表示A2的內(nèi)容，是B2內(nèi)容在Sheet2表中通過(guò)A列查找出來(lái)的相應(yīng)B列的內(nèi)容。最后使用拖拽將A列姓名全部顯示出來(lái)。

　　接下來(lái)我們要對(duì)上班時(shí)間和下班時(shí)間來(lái)進(jìn)行處理。假定單位規(guī)定早上上班時(shí)間不能晚于9點(diǎn)，下午下班時(shí)間不能早與5點(diǎn)。那么我們新建兩列，分別為：上午簽到情況和下午簽到情況，分別編寫(xiě)兩個(gè)IF函數(shù)：

　　IF(HOUR(C2)<9,"√","早上遲到")和=IF(HOUR(D2)<17,"下午早退","√")

　　然后拖拽整列即可。

　　有時(shí)我們需要獲得職工一天的工作時(shí)間，因此需要對(duì)工作時(shí)長(zhǎng)進(jìn)行計(jì)算。新建一列“工作時(shí)長(zhǎng)”，編寫(xiě)公式：

　　INT((HOUR(C2)*60+MINUTE(C2)-HOUR(B2)*60-MINUTE(B2))/60)&"小時(shí)"&MOD((HOUR(C2)*60+MINUTE(C2)-HOUR(B2)*60-MINUTE(B2)),60)&"分鐘"

　　將上下班時(shí)間差計(jì)算出來(lái)并以小時(shí)和分鐘的形式顯示出來(lái)。然后拖拽整列。

　　有的單位雙休日不計(jì)入考勤天數(shù)，因此，我們有必要對(duì)考勤日期進(jìn)行一下判別，標(biāo)記出是工作日還是雙休日，這就需要用到WEEKDAY函數(shù)。新建一列“日期情況”，編寫(xiě)公式：

　　IF(OR(WEEKDAY(E2,2)=6,WEEKDAY(E2,2)=7)," 雙休日","工作日")

　　不妨將雙休日的文本前留幾個(gè)空格，以示突顯。拖拽整列即可看到效果。

　　至此，數(shù)據(jù)的處理工作基本完成。根據(jù)不同的需要，我們還可以通過(guò)自定義排序來(lái)從不同角度查看考勤情況。