秘書與上級之間交談技巧

一般說來，人們在與自己同等級、同層次的人講話時，表現比較正常，行為舉止都會比較自然、大方。但是，在與比自己地位高的人交往時，就可能感到緊張；表現比較拘謹，并且自卑感強；相反，在與社會地位低于自己的人講話時，就會表現得比較自如、自信，甚至比較放肆。
　　
　　比如，有的人在自己的上級面前從不敢“妄言”，在同一科室的也不多說話，可是在自己的下級或所管班組面前講話時，則落落大方，侃侃而談。有的則在一般人面前總是擺出一副能者的架勢，可是一見到權威就顯得十分馴服和虔誠。
　　
　　因此，上下級之間的講話，上級要力求避免采取自鳴得意、命令、訓斥、使役下級的口吻說話，而是要放下架子，以平易近人的方式對待下級。這樣，下級才會向你敞開心扉。談話是雙邊活動，只有感情上的貫通，才談得上信息的交流。
　　
　　平等的態度，除說話本身的內容外，還通過語氣、語調、表情、動作等體現出來。所以，不要以為是小節，純屬個人的習慣，不會影響上下級的談話。實際上，這往往關系到下級是否敢向你接近。此外，上級同下級談話時，要重視開場白的作用。不妨與下級先扯幾句家常，以便使感情接近，打掉拘束感。
　　
　　上級同下級說話時，不宜作否定的表態：“你們這是怎么搞的？”“有你們這樣做工作的嗎？”
　　
　　在必要發表評論時，應當善于掌握分寸。點個頭，搖個頭都會被人看作是上級的“指示”而貫徹下去，所以，輕易的表態或過于絕對的評價都容易失誤。
　　
　　例如一位下級匯報某改革試驗的情況，作為領導，只宜提一些問題，或作一些一般性的鼓勵：“這種試驗很好，可以多請一些人發表意見。”“你們將來有了結果，希望及時告訴我們。”這種評論不涉及具體問題，留有余地。
　　
　　如上級認為下級的匯報中有什么不妥，表達更要謹慎，盡可能采用勸告或建議性的措詞：“這個問題能不能有別的看法，例如……”“不過，這是我個人的意見，你們可以參考。”“建議你們看看最近到的一份材料，看看有什么啟發？”這些話，起了一種啟發作用，主動權仍在下級手中，對方容易接受。
　　
　　下級對上級說話，則要避免采用過分膽小、拘謹、謙恭、服從，甚至唯唯諾諾的態度講話，改變誠惶誠恐的心理狀態，而要活潑、大膽和自信。
　　
　　下級跟上級說話，成功與否，不只影響上級對你的觀感，有時甚至會影響你的工作和前途。
　　
　　跟上級說話，要尊重，要慎重，但不能一味附和。“抬轎子”、“吹喇叭”等等，只能有損失自己的人格，卻得不到重視與尊敬，倒很可能引起上級的反感和輕視。
　　
　　在保持獨立人格的前提下，你應采取不卑不亢的態度。在必要的場合，你也不必害怕表示自己的不同觀點， 只要你從工作出發，擺事實，講道理，領導一般是予以考慮的。
　　
　　還應該了解上級的個性。上級固然是領導，但他首先是一個人。作為一個人，他有他的性格、愛好，也有他的語言習慣等。如有些領導性格爽快、干脆，有些領導則沉默寡言，事事多加思考，你必須了解清楚，不要認為這是“迎合”，這正是運用心理學的一種學問。此外，與上級談話還要選擇有利時機。
　　
　　上級一天到晚要考慮的問題很多。所以，假若是個人瑣事，就不要在他埋頭處理大事時去打擾他。你應該根據自己的問題重要與否，去選擇適當時機反映。