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秘書的職業素養介紹

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秘書的職業素養介紹

秘書廣泛存在于社會的各個領域,那么你知道秘書的職業素養有哪些嗎?下面小編給大家介紹關于秘書職業素養的相關資料,希望對您有所幫助。

秘書職業素養

一、知識素養

知識素質是指一個人在政治、思想、作風、道德品質和知識、技能等方面,經過長期鍛煉、學習所達到的一定水平。由于秘書日常工作瑣碎繁雜,要求秘書人員成為綜合性人才,廣泛涉獵,既有過硬的專業知識,又要有廣博的知識面。

第一、基礎知識。包括政治、文學、法律、歷史、地理等相關知識,雖然這些知識看似可有可無,但卻在無形中散發出魅力,有助于人際關系、工作能力的提升。比如時事政治相關知識,秘書人員在公文寫作過程中,應該結合國家有關政策規定起草文件,了解相關領域規范,忌與政府政策、國家大政方針相抵觸。

第二、專業知識。在許多高等學校教育中,秘書專業的專業基礎課程包括:公文寫作、檔案管理、秘書實務、秘書禮儀等課程,筆者非常認同,秘書人員的“筆桿子”、參謀助手的作用都需要扎實的專業技能知識,是秘書人員知識素養金字塔的底基。其中,寫作能力最為

單位、領導所看重,政府機關、事業單位日常公文寫作,企業、團體的宣傳報道,會議、活動的策劃,演講等都需要秘書能夠揮灑自如。 第三、輔助知識。包括餐桌禮儀、接待導游、外語翻譯、風俗習慣等,這些知識都需要秘書人員的用心積累,豐富的輔助可能會彌補基礎、專業知識的不足,幫助領導分擔不必要的負擔,讓領導能夠更專心地處理重要的事物。比如,在酒席上,需要秘書人員能夠營造和諧融洽的氛圍,使來客賓至如歸,同時適當的替領導擋酒,為領導及來客添杯換盞,介紹菜系等都屬于秘書人員應該做的事情。

二、能力素養

能力是直接影響活動的效率,是活動順利完成的個性心理特征。企業高層管理者都希望找到一個具備全面能力的全才型秘書,來減輕負擔更好的輔助開展工作。因此,要求秘書人員具備多種能力,包括文字表達能力、外語能力、應變能力、邏輯思維力等,以下按照重要性來總結秘書人員應具備的能力素養。

第一、組織協調能力

秘書起上傳下達的橋梁作用,是聯系各部門和領導之間的使者。一方面,在領導決策前,秘書人員需要通過與各部門溝通,了解各部門情況信息,為領導決策提供信息咨詢。另一方面,在領導作出決定后,需要各部門共同去執行,并跟蹤執行情況及時反饋。這些都需要秘書人員具備較強的組織協調能力,與各部門保持良好的關系。 第二、記憶力

記憶是指人腦對過去感知過、經歷過的事物的反應。秘書所從事

的工作是事務性工作,需要細心和記憶能力。公司人員名單、項目客戶名冊、領導的日程安排、領導臨時交辦的事都需要有強大的記憶力去完成,稍有差池就會釀成大禍。

第三、應變能力

面對突發情況,要求能及時做出反應,快速應對。秘書人員直接服務于領導,因此秘書人員工作涉及面廣,需要陪同與各種各樣的人打交道,而在工作中常常會出現一些意想不到的事情,需要秘書人員能夠靈活應變。面對領導的含糊其辭時,需要秘書根據領導心里特征進行揣摩做出反應;當領導不想接待某位來客時,需要秘書委婉的替領導擋駕圓場;面對領導的意氣用事,需用秘書運用語言藝術進行進諫。

第四、邏輯思維能力

邏輯思維能力是指正確、合理思考的能力。無論是說話還是秘書寫作,都需要秘書具有較強的邏輯思維能力,能夠條理清晰、準確無誤的表達思想。日常工作中,秘書人員的思維習慣會影響其行為能力,能夠按照領導日常行事風格來為領導服務,往往能得到領導的信賴。尤其在秘書寫作過程中,雖然秘書寫作具有法定性、嚴肅性和簡潔性,但并不影響合理邏輯思維的發揮。

三、角色定位

秘書人員作為輔助服務型人員,既不是人們眼中的“花瓶”角色,也沒有被人敬仰的“位高權重”地位,秘書人員要擺正自己的位置,明白自身角色。

秘書直接為領導服務,常伴領導左右,陪同領導出席重要場合及接待重要客人,應該說有一定的權威,但是不能據此居功自傲,目中無人,擅自越位。可能有時候,領導作出了讓人匪夷所思,甚至根本是錯誤的決定,不能自作主張的更改領導的意思。同時,領導可能會安排你處理個人生活中的事務,這就需要秘書人員能夠守口如瓶,贏得領導的信任。要學會甘當背后角色,秘書工作的性質特點往往會讓秘書成果隱蔽化,往往付出了許多時間精力不被別人發現認可,這就需要具有良好的心態。總的來說,秘書人員需要定位好自己的角色。

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