淺談醫院財務電子信息失控原因及預防
淺談醫院財務電子信息失控原因及預防
【摘要】 醫院財務電子信息作為會計電算化的一個分支,近些年發展迅速,但有些財務人員利用職務之便,進行著各種各樣的違法活動,損害了國家的利益,醫院必須建立完善的內控制度,才能杜絕違法行為的發生。
【關鍵詞】 財務電子信息;失控原因;預防措施
隨著計算機技術的廣泛應用,利用計算機犯罪的現象時有發生,因它能給操作者帶來直接的經濟利益,尤其在財務領域這種狀況就更為嚴重。醫院財務電子信息作為會計電算化的一個分支,究竟采取怎樣的控制措施,才能杜絕這些行為的發生呢?
一、財務電子信息失控現象及原因
財務電子信息化是指醫療機構廣泛應用現代信息技術,有效開發利用信息資源,建設和發展先進的財務信息化設施,不斷提高財務管理水平。目前,醫療機構財務信息化內容主要包括藥品、門急診掛號、門急診劃價收費、住院病人入出轉、住院收費、物資、設備、財務會計和經濟核算管理等財務電子信息系統模塊。
(一)門急診收費失控
門診收費人員沒有將全部的門診收入上交,而是只交納了其中的一部分。這種現象為什么會發生呢?主要原因有:1.醫院所使用的收費系統軟件設計不完善。醫院的收費人員每日下班前要結賬交款,而交款的依據是收費日結表,此表要收費人員每日工作結束后,按規定的步驟——生成、結賬、打印來完成,不允許報表生成后到結賬前再有費用發生,如果有費用發生的話,這部分費用就無法反應到日結表中,而是在每日的明細表中才有反應,但明細表又不作為交款的依據。2.審核制度不完善。上述情況的發生,如果醫院出納人員在收取門診收費人員交款時,不只以日結表為依據,而是將電腦里的明細表與日結表同時進行核對,就不會有門診收費人員的貪污行為發生了。
(二)住院退費失控
住院處工作人員隨意減、退住院病人費用,與住院病人勾結從中漁利。造成這種現象的原因:1.授權制度不完善。住院處一般工作人員不應有此權利。如果有,也應該通過層層授權來完成。比如財務負責人授權于住院處負責人,住院處負責人再授權于住院處工作人員,這樣犯錯誤的機率就很小。2.審計人員工作不到位。不能按每月抽查病人退費明細,與病例進行核對,查看退費的真實性。
(三)藥房藥品管理失控
住院病人使用藥品隨意更換,住院病人明細表中所列藥品,已不是病人住院時真正使用的藥品,這種現象主要發生在參加各種醫療保險的病人身上。通過藥品更換,將醫保病人不可報銷的藥品(一般是丙類藥品)更換成可報銷的藥品(一般是甲類藥品),套取國家醫保資金,使社會醫保基金入不敷出,給國家財政帶來巨大壓力。參與者一般是藥房財務人員、病區醫務人員、患者。造成這種現象的原因是:1.信息系統軟件設計不完善。2.不相容職務沒有相互分離,進藥、發藥、退藥、藥品盤虧盤盈由同一人完成,沒有互相牽制分工。
(四)財務報表數據失控
財務報表要真實的反映一個醫院整體經濟運行情況,但經過調整后的財務報表其真實性已不存在,上級主管部門、財政部門通過這樣的報表得到的數據已帶有很多的人為因素。其原因:1.財務軟件設計有缺陷,生成報表的模版可隨意改動。2.外部審計人員審計水平、審計方法有限,對此類錯誤行為無法發現,就很難查處。
二、財務電子信息失控的預防措施
(一)門急診收費失控預防
針對門急診收費系統失控的現象,主要措施:1.完善收費系統軟件。購買軟件前要進行認真的調研、進行小范圍的試驗,從源頭上盡量做到完善。2.提供至少兩種不同的方式統計數據。通過HIS系統收費,不同于手工收費,直觀性較差。怎樣才能確保收費人員將全部收入已上交醫院了呢?并不是選擇了自認為比較完善的收費軟件就保了險,還不能忽視制度管理。有些問題是軟件開發人員和管理人員都還沒有發現的,而最先發現問題卻是從事此項工作的收費人員。因此采取從不同的數據來源取得數據,生成可以互相印證的幾張報表,就可以很大程度上避免此類情況的發生。
(二)住院退費失控預防
主要方法應是不相容職務相互分離和授權批準控制。這是確保財務電子信息化內部控制有效實施之一。應用專門的授權模塊,合理設置崗位,明確相關崗位的職責、權限,確保不相容職務相互分離,從而加強制約和監督。
(三)藥房藥品管理失控預防
造成藥房藥品管理失控的原因是多方面的。對于病人通過換藥可以達到既使用了醫保目錄以外的藥品(通常是進口藥品、價格高昂的藥品、保健藥品),又不影響自己的報銷比例;對于病區通過換藥可以留住病人,病人多住一些時間病區就可以多獲得一些收入,以達到兩全其美的效果,但吃虧的是醫院和國家。對于這種情況的控制應采取:1.加強思想和道德品質的教育,不要為了個人和小集體的利益而損害醫院的形象和國家的利益。2.完善授權管理制度,涉及退藥的請示必須由病區主任和藥房主任雙重審批。3.加大內審力度,選派計算機水平較高的審計人員從事此項工作,一經查實嚴肅處理。
(四)財務報表數據失控預防
財務報表數據模版改動的問題關鍵也是不相容職務相互分離和授權控制。財務軟件使用初始就涉及到授權和分工的問題,財務科長可以作為電算主管,對財務軟件有使用修改模板權。但在分工時必須遵守不相容職務相互分離原則,制作憑單和賬目的人就不應有修改模版的權利,以保證數據的準確性、安全性。
醫療單位要想保證財務電子信息真實、準確、安全、完整,每一項控制措施都不是孤立的。每所醫院財務電子信息運行既有共性又各不相同,這就要求管理者在工作中不斷地發現問題,及時總結經驗,嚴格執行衛生部頒布的《醫療機構財務會計內部控制規定》,使醫療機構的財務信息良性運行。
【參考文獻】
[1] 《醫療機構財務會計內部控制規定講座》[M].企業管理出版社.