檔案保護論文(2)
檔案保護論文篇2
淺析高校檔案保護問題
摘要：隨著高校檔案數量的不斷增多，檔案利用率也不斷提高。延長檔案的使用壽命顯得越來越突出。如何采用科學方法保護檔案，已成為高校檔案工作人員面臨的一項重要任務。
關鍵詞：高校檔案;保護
近年來，各高校都相繼建立了綜合檔案室，每年都要接收大量的教學科研等各種門類資料，經檔案室的整理、分類、編號、上架等一系列的工作程序轉化為可以被利用的檔案。但隨著時問的推移，這些檔案經受著種種不利因素的侵害，如不及時加以保護，將產生不可挽回的損失。因此，檔案管理的一項重要任務是采取有效措施，最大限度地延長檔案資料的壽命，以利于檔案信息資源的開發和利用。
一、更新檔案保護的理念，增強依法保護意識
《中華人民共和國檔案法》明確規定：“一切國家機關、武裝力最、政黨、社會團體、企業事業單位和公民都有保護檔案義務”。因此，對高校而言，全體師生都要樹立依法保護檔案意識，在高校檔案工作中以規章制度的形式加以落實。首先是檔案工作人員，他們是檔案保護的直接責任人，對檔案的日常保護負有特殊的責任。他們要先從思想上引起重視，才能把保護措施落實到日常的工作中。對檔案保管人員要進行保護理念的教育，提高保管人員的業務水平和現代化素質，運用科學的管理方法、手段，保證檔案保管工作的安全、便利、有效，實現檔案管理的現代化。其次是要增強全體教職員工的檔案保護意識。只有提高全體人員“保護檔案”的意識，在各個環節都主動做好保護工作，才能使檔案保護真正落實到處。再次，檔案保護應有相應的制度保證。不少高校都對檔案工作制定了規章制度，但還需不斷完善，特別是在檔案保護方面，要加強對各種檔案保護設施的定期檢查、維護制度等，使檔案保護工作走上制度化、規范化的軌道。
二、注意檔案保護的層次性
檔案裝具是指存放檔案的各種夾、盒、箱、柜、架等物品，可分為內裝具與外裝具兩種。檔案裝具一般具有保護和方便利用檔案的雙重功能。檔案在保存過程中，為防止或減少存貯環境中不利因素的影響，延長使用壽命，人們主要是利用檔案庫房、檔案裝具及有關調控系統的保護功能來達到這一目的，而這些檔案保護功能在構成上則具有明顯的層次性特征，這些層次從形式上可分為外、中、內三個層次。外層，由檔案庫房構成，符合檔案館建筑設計規范的檔案館、庫，密封性能好，能夠防止日曬、雨淋、大氣污染等因素對檔案的破壞，同時具有防盜、防火等功能。中層，由檔案外裝具構成，有些是能夠防止或減緩檔案庫房中的光照、灰塵、不適宜的溫濕度等因素對檔案的破壞。內層，由檔案內裝具構成，具有防光、防塵功能，能夠減緩不適宜的溫濕度對檔案的影響，并能防止對檔案的擠壓和機械磨損。各層次之間有機結合，為檔案存貯創造最佳的外部環境。
三、改善檔案保護條件，加強防治結合
檔案保護要采取“防”的措施。即從提供一定物質條件和日常技術管理措施方面防止或減緩各種因素對檔案的破壞，比如應該設計、建造符合要求的檔案庫房，控制庫房內溫濕度在適宜范圍，預防有害生物產生，減少有害氣體及灰塵等外界因素對檔案的影響。這種防忠于未然的措施，不僅有利于檔案的保護，而且由于未采用化學方法而不會污染環境。其次，檔案保護要考慮“治”的方法。由于檔案制成材料本身的性質及外界因素的影響，不可避免會出現不利檔案耐久性的因素，因此必須對檔案進行保護、修復處理。檔案修復法有很多種，在我們國內，凡是兩面有字的檔案，一般情況下采用絲網加固的方法進行托裱。在國外，對兩面有字的破損的檔案主要是用紙漿補洞法來修補，而且比較流行，一般檔案館幾乎都裝備了此類設備，使用時也很方便。
四、電子檔案的保護方法
紙質檔案發展到電子檔案，在擴大館藏內容、加快查詢速度、提高服務質量的同時，也給檔案管理工作帶來了新的挑戰，檔案管理人員需不斷地探索發現，不斷地研究學習，不斷地總結經驗，使檔案管理日益完善，緊跟現代高科技步伐，更好地為社會提供優質的服務。(1)規范排放和使用。光盤的存放應置于盒中直立放置，避免大量堆疊，以防光盤翹曲，在使用過程中應避免摩擦和劃痕造成光盤的損傷。(2)保持良好的溫度、濕度環境。高溫會使光盤氧化、變形或老化，潮濕會使光盤片基霉變。為此光盤存放的溫度宜控制在14℃-24℃，相對濕度40%-65%。(3)注意避光。光盤材料的塑料保護層對紫外光極為敏感，陽光的直射會使光盤過早老化。因此，光盤要十分注意避光。
總之，如何用最科學的方法保護好高校檔案，是需要高校檔案管理人員充分重視并不斷深入探索的課題。相信在學校各級領導和有關部門的高度重視下，檔案的保護工作一定可以取得巨大的成效，檔案工作也一定能在高校建設與發展中發揮更大的作用。
參考文獻：
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