秘書怎么掌握和配合領導的時間

秘書怎么掌握和配合領導的時間

　　秘書的工作簡單來說就是，要做好每天的工作記錄，列清第二天的工作安排。所以時間管理很重要，那么，作為秘書，怎么掌握和配合領導的時間呢?

　　一、科學安排計劃

　　分清輕重緩急。要分清各項任務的輕重緩急，提前溝通，科學安排，協助做好領導全年、月度以及每周的工作計劃表。在計劃表中，要區分常規工作和應急工作，按任務的重要性、緊急性優先級來協調安排領導的時間。要把日常性工作和臨時性事務分開，固定日常性工作的時間，如在相對固定的時間段給領導報送文件等。根據服務領導的工作計劃，也要做好自己的工作計劃，安排好完成各項任務的時間。

　　集中辦理要事。要掌握和配合好領導的時間節奏，合理有效地安排時間和任務，讓領導能夠在精力最旺盛的時間段處理最重要、最困難的工作。就自身而言，要把主要時間和精力集中在完成重要和緊急的任務上，不要因為鋪天蓋地的瑣碎小事而貽誤了領導交辦的大事。對于像起草重要文稿這類時間上不緊迫但需要集中精力的重要任務，要放在一個可以集中注意力思考的時間段，比如利用晚上的時間。

　　善用碎片時間。我們每天都有大量的零碎時間，這些時間應充分利用起來，處理比較瑣碎的事務，如整理存檔文件、分發通知和紀要、溝通各類會議活動安排、回復郵件和傳真等。積細流成江河，這有助于我們做到案無積卷、日事日畢。在工作計劃中我們也要注意安排預留一些小塊的空余時間，便于應對突發的工作任務。

　　二、高效貫徹執行

　　立說立行立改。接到領導指示和任務時，特別是遇到突發性、臨時性事件時，要立說立行、馬上就辦。對重要工作任務要逐一登記，及時分解細化，抓住關鍵點，設定工作完成期限，倒推各步驟的時間節點，有序推進落實，完成一項銷號一項。

　　及時溝通協調。領導部署工作任務時，要迅速準確領會領導意圖，對拿不準或容易出錯的地方，要和領導再次確認清楚。對于領導的各項部署，要協助做好后續落實，及時與職能部門溝通，抓好協調、跟進和督辦，并及時向領導反饋情況。

　　實現同頻共振。“身在兵位，胸為帥謀”，秘書要從大局和全局出發考慮問題，多從領導的視角來換位思考，多替領導想辦法、出思路和提建議，與領導形成“共振”。在服務領導的過程中，逐步把握和契合領導的工作風格，形成適合領導的服務模式。

　　三、不斷總結提升

　　做好工作日志。要做好每天的工作記錄，列清第二天的工作安排。勤用“爛筆頭”，記錄下工作內容、花費時間以及在工作過程中遇到的問題、解決思路和結果，記下工作中的收獲、體會和感悟。記錄的過程就是體悟升華的過程，經過長期的積累，一定可以不斷提高自己的業務水平和工作效率。可以利用現代化的信息手段記錄和共享行程等工作安排。要經常回頭反思，定期形成月度工作小結，總結存在的不足，從而改進工作方法，提高時間利用效率。

　　不斷學習提高。在日常工作中把學習作為一種常態，從書本和實踐中學，深化對中央大政方針的理解，深化對各部門工作內容和規律的認識，深化對法律、管理、外語、辦公自動化等各領域知識的了解，從而不斷提高自身能力和水平，從根本上提升工作效率。

　　形成流程規范。要將常態化的例行工作流程化，形成操作規范，減少完成中的不確定性，節約工作時間，提高工作效率，不斷提高工作規范化水平。例如將工作計劃和日程安排流程、各類文稿起草范式和發文流程、各類重要會議及活動組織籌備流程等匯編成冊，并在實踐中不斷改進優化。