Excel如何使用“區域名稱”功能

Excel如何使用“區域名稱”功能

　　在使用Excel完成任務的過程中，工作表中可能有些區域的數據使用頻率比較高，在這種情形下，我們可以為這些數據制作“區域名稱”，由相應的“區域名稱”來代替這些數據，這樣可以讓我們的操作更加便捷，大大提高工作效率。

　　一、創建“區域名稱”的方法

　　要使用“區域名稱”，先要學會“區域名稱”的建立方法，常用的方法有如下兩種。

　　1、通過“名稱框”直接建立

　　這是新悅公司日常管理工作薄中的公司基本信息工作表，B3單元格存放了該公司的名稱，我們為這個單元格建立一個“區域名稱”，以后需要時方便使用。

　　先選中B3單元格，然后將光標插入點定位于“名稱框”中，直接輸入該區域的名稱“公司名稱”按下回車鍵即可。

　　二、“區域名稱”的常見運用

　　上面我們介紹了為單元格區域創建“區域名稱”的方法，下面來看看“區域名稱”的常見運用。

　　1、快速選定相應數據區域

　　當一個工作薄中有好幾個工作表，用常規方法去找自己需要的數據，通常要在幾個工作表中反復切換，非常不方便。如果我們用上面的方法為相應的數據區域創建了“區域名稱”，便可以通過“名稱框”快速地找到并選中需要的數據區域。

　　假設在課程報名登記工作表中需要查看一下“課程名稱”數據區域，則單擊“名稱框”右側的下拉箭頭，在彈出的列表中選擇“課程名稱”，可以看到Excel立即切換到課程基本信息表，并選中課程名稱數據區域。

　　2、快速插入常用數據

　　假設我們需要在該工作薄的某個工作表中插入公司名稱，則先選中需要插入數據的單元格，再選擇菜單“插入”-“名稱”-“粘貼”命令，打開“粘貼名稱”對話框，選中需要插入的數據所對應的區域名稱，即“公司名稱”，單擊確定返回工作表后，單元格中顯示公式“=公司名稱”，回車后顯示為公司名稱數據。

　　3、限定數據的輸入有效性

　　在制作課程報名登記表時，假設其中有一個字段為“課程名稱”，我們可以先選中要輸入課程名稱數據的單元格區域，例如B4到B58，再選擇菜單“數據”-“有效性”命令，打開“數據有效性”對話框，單擊“設置”選項卡中“允許”下拉箭頭并選擇“序列”，然后在“來源”文本框中輸入“=課程名稱”，單擊確定即可。

　　當然，以上只是“區域名稱”的幾個簡單的應用實例，如果讀者朋友善于在實際工作中去運用和體會，還會發現它的其它妙用哦。

　　用同樣的方法可為“電話”、“傳真”等單元格建立“區域名稱”。

　　2、通過“定義名稱”對話框建立

　　這是新悅公司日常管理工作薄中的課程基本信息工作表，A4到A8區域存放著課程的名稱數據，我們通過“定義名稱”對話框為它建立一個“區域名稱”，在后面的課程報名登記工作表中用來限制“課程名稱”字段的有效性。

　　先選中A4到A8區域，選擇菜單“插入”-“名稱”-“定義”命令，打開“定義名稱”對話框，在第一個文本框中輸入該區域的名稱“課程名稱”，單擊確定即可