檔案工作如何加強規范化管理論文
檔案工作雖然繁瑣枯燥，但是對工作的開展卻十分重要，這就要求檔案管理工作必須規范化。下面是學習啦小編帶來的關于檔案工作規范化管理論文的內容，歡迎閱讀參考!
檔案工作規范化管理論文篇1：《淺析檔案工作規范化管理》
【摘 要】規范化、標準化的管理檔案工作，是如今檔案管理工作的重要環節，搞好硬件建設，并同時做好文書處理工作，這些都是實現檔案工作規范化、標準化的重要基礎工作。并且，在檔案管理工作中，加強管理，加強監督，找到其中存在的問題，并提出解決方法。
【關鍵詞】信息電子化;檔案創新服務;文書管理
一、聲像檔案是一個單位檔案的重要組成部分
由國家機構、社會組織以及個人在從事各種活動中形成的對國家和社會有保存價值的照片、底片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以影像、聲音為主，并輔以文字說明的歷史記錄被稱為聲像檔案。以下幾點就是對如何堅強聲像檔案的管理提出的對策和建議：
(一)做好宣傳工作，提高認知程度，爭取得到領導的重視。檔案工作并不僅僅是檔案主管部門的事，更是各立檔單位乃至全社會的事，要想做好檔案工作就少不了各級領導的重視。所以在爭取宣傳主管部門、新聞單位的大力支持引起社會關注的同時提高全民，特別是各級領導及有關人員的檔案意識，創造一種良好的檔案工作氛圍，然后，就是要抓住機遇，服務中心工作。
(二)加強管理工作，制定相關辦法，狠抓制度落實。要加強管理必須建立相應的管理制度，并且加強規范管理，將產生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室統一管理，制定嚴格的規章制度，防止檔案的分散流失，杜絕歸為己有。
(三)加強監督，分類指導，注重業務培訓。對于聲像檔案管理，檔案行政管理部門應加強監督指導工作，并且對檔案實行目標管理、年度執法檢查等方法，注重專業方面的培訓，全面加強工作人員的有關專業知識和技能的提高，為聲像檔案奠定了良好的基礎。
(四)全面出擊，形式多樣，疏通收集渠道。聲像檔案的收集和整理要有一定的完整性，有的時候可以實施必要堵塞行政手段和物質保障來建立并疏通收集渠道，并且通過多種形式收集。從實際出發，各立檔單位、區檔案館要全面出擊，采取多種形式收集。
二、檔案信息電子化
是以館、室、藏檔案資料、紙質或機讀形式為主要物質對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。1、可充分利用和發揮現有微機的潛能，提高利用率;2、縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性;3、檔案信息電子化，可一次投入，多次產出，可改變信息加工工作受經費限制的局面;4、檔案信息電子化，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領導及各個部門，擴大社會影響，拓寬服務范圍，檔案部門的地位自然也就得到了提高;5、檔案信息電子化，可使檔案信息順利地與最新技術接軌。標準化、規范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規范化和標準化。
三、網絡環境下的檔案創新服務
就目前而言，檔案工作人員應把工作重點放在開發和利用檔案信息資源上，通過不斷的對檔案服務機制的創新，來為經濟建設主戰場以及全面建設小康社會服務。通過計算機網絡為用戶提供服務，加強各項事務管理，來促進檔案管理實現現代化。
四、檔案管理的問題
檔案管理仍有不統一的漏洞問題，在人員配備和案卷數量方面都有差距。另外上級和下級的檔案管理不統一，這樣就造成在執行檔案工作的有銜接不上的問題出現，所以在檔案管理時一定要做到上下級規范統一。檔案工作是一個系統工程，有其自身的形成和發展規律，制定檔案工作規范，就必須把檔案工作的發展規律和現代化管理手段有機地結合起來。按照《檔案法》的要求，對全國的檔案實行統一制度、分散管理。這就要求在制定檔案管理規范過程中，國家要統籌協調制定出統一的檔案管理制度來。如果做不到這一點檔案工作就很難實現規范化。
總體來說，檔案工作的管理隊伍轉型也素質比較低，主要針對的是基層檔案隊伍對檔案的理論知識比較匱乏。目前在職的檔案人員多數沒有經過檔案專業理論的學習，又沒有經過高級專業培訓。沒有豐富的專業理論作指導就不可能在工作中取得好的效，因此，要豐富檔案工作者的理論知識和業務能力，把工作重點放在加強檔案工作隊伍的建設上，運用現代化的管理，啟用高素質的管理人才。積極促進檔案事業的發展。另外對于現在的在職人員，也同樣不可以松懈，要加錢培訓，讓管理隊伍向高水準、高文化的方向發展。
五、文書管理的規范化和標準化
在實際工作中，把住文書處理工作規范化、標準化的入口關，做好實現檔案工作規范化、標準化的基礎工作。
(一)公文制發是推進檔案工作規范化、標準化的基礎性前提。一是規范、標準，符合國家的有關規定，排版形式為橫寫橫排，左側裝訂;二是注意檢查制發公文是否履行了簽發手續，是否符合審批權限，公文標題是否準確，主送單位和抄送單位準不準，落款是否與公文一致，有無日期等;三是公文字跡要牢固清晰。不論是草擬公文、繕印公文，還是做出的各種記錄、報表、簽字、批注等，都不應使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利于日后長久保管利用;四是使用文種要合理，擬制格式要規范，行文不要濫用簡稱和使用不規范的字，以利于日后標準化、現代化檢索手段的實施應用。
(二)實施“以我為主”的立卷歸檔原則是推進檔案工作規范化、標準化的關鍵環節。即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是在我國文書立卷歸檔工作實踐中形成并堅持下來的一條原則，而且還是推進檔案工作規范化、標準化，乃至現代化的一個重要原則。它要求我們在實際工作中，在嚴格執行國務院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎上，要注意解決好三個問題：一是要準確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現行文件階段任務的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂;二是明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工;三是注意有效地維護全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗的入口關，使不該歸檔文件不致混入;同時，又要注意防止應歸檔文件的散失。
(三)提高案卷質量是推進檔案工作規范化、標準化的可靠保證。在推進檔案工作規范化、標準化的工作進程中，一方面要注意解決好立卷方法問題，以有利于檔案標準化管理中的分類和檢索;另一方面要注意解決好案卷裝訂質量問題，以有利于檔案規范化管理。
伴隨我國高新技術的發展，文件檔案的計算機管理提上了議事日程。它克服了以往工作環節、工作程序的重復、雷同，將文件和檔案作為統一的系統工程，加強文件管理的超前控制，保證了檔案的質量，從而充分發揮了檔案的作用。檔案工作者提前介入文件的生命周期，從信息源頭做起的思想，在世界范圍內受到一致歡迎。這種思想主要來源于為解決文檔分離使電子時代檔案工作從根本上動搖而提出的，也是解決現實文檔分離的根本辦法。因此，我們要強化系統思維意識，樹立文書處理工作規范化、標準化與檔案工作規范化、標準化同行的工作指導思想。
檔案工作規范化管理論文篇2：《高等學校建筑檔案管理工作的規范化建設》
摘 要：高等學校建筑檔案在高等學校建筑項目的日常管理、維修保護、改建擴建等工作中具有舉足輕重的參考作用。因此，必須重視對高校建筑檔案的管理工作，針對目前存在的問題加強規范化管理建設。本文結合高校建筑檔案管理工作的特點及存在問題，提出了對其進行規范化建設的方法措施。
關鍵詞：高等學校;建筑檔案;管理工作;規范化建設;
高等學校建筑檔案資料指的是開發單位或建設單位對高等學校某一基建項目從項目提出、可行性調研、工程施工、建成使用等開發建設與日常管理活動中直接形成的所有具有保存意義的圖表、文字及聲像等檔案材料。它是建筑工程在項目建設、使用管理、項目維護與改建擴建過程中的重要參考依據，也是高等學校校園內各類建筑及管線等基建工程的項目規劃、項目設計、項目施工、項目維護等活動的原始記錄材料，因此成為高等學校檔案工作管理中不可或缺的組成部分。
近年來，隨著高等教育規模的不斷提高，以新校區建設為標志的高等學校校園規模擴建也在如火如荼地展開。在這一過程中，積累了大量的建筑檔案材料。因此，規范化管理高等學校建筑檔案殘留已變得勢在必行。國務院與國家教委相繼頒布了一些高等學校建筑檔案管理工作的規范與條例，有力改善了高等學校建筑檔案的分類與管理工作，對于指導高等學校搞好建筑檔案管理工作具有重要的促進作用。
一、高等學校建筑檔案材料的形成
高等學校建筑項目建設過程同社會其他基建項目類似，都大致要經過項目立項、項目設計、項目施工、竣工驗收等四個階段。這四個階段中又包括六個不同環節，相應形成了不同的建筑檔案材料：
(一)項目建議書，也稱項目建設建議書。高等學校根據學校建設、校園規劃等要求，結合對教育資源與招生前景的預測分析，向國家或地方建筑項目管理部門提交推薦的項目建設性材料。
(二)可行性研究報告。在確定高等學校建筑項目之前，對建筑項目的使用價值及各類影響因素進行可行性研究，在這一過程中形成的供決策者與主管機關審批參考的上報文件。
(三)項目開工前期手續。在項目施工之前，要前往主管部門、建設單位、施工企業等多個單位辦理的多種手續材料。
(四)設計圖紙及建設規劃許可證。招標單位或受其委托的設計單位及勘察部門對某一高等學校建筑項目展開設計并形成圖紙，再經過消防、人防、設計等部門的審查，最后取得建設規劃許可證。
(五)招投標材料。在通過招標工作確定建筑項目的施工單位與監理公司的整個過程中，形成的所有與招投標相關的材料。
(六)竣工驗收資料。建筑項目竣工后，開發單位會同設計單位、施工單位、設備供應單位以及工程質量監督部門對該項目是否符合規劃設計要求及建筑施工、設備安裝等工程質量進行全面檢驗，并最終取得軍工合格資料、數據與憑證等全部竣工驗收資料。
這四個階段與六個環節中所形成的全部圖紙、聲像、文字資料，就構成了一整套完整的高等學校建筑項目檔案材料。這些材料對于與之相應的高等學校建筑項目的日常使用與維護，具有非常重要的指導意義與參考價值。
二、高等學校建筑檔案的特點
除了具有普通檔案資料的價值性、信息性、原始記錄性等一般特點外，高等學校建筑檔案資料還具有獨特的特點：
(一)整體性。高等學校建筑檔案材料同其所反映的客觀高校建筑實體必須保持一致。高等學校建筑項目的各部分工程文件資料彼此關聯，共同構成了完整的檔案材料，這決定了高等學校建筑檔案是一個具有內在有機聯系的統一整體。
(二)實效性。高等學校建筑檔案不但可以為工程建設的技術交流與科學研究服務，還可以為現實使用與生產服務。對于建筑項目的全生命周期，具有不可取代的實用效果。
(三)滯后性。在項目竣工驗收時，許多高等學校建筑項目依然未能完全整理好各類驗收資料。直到驗收工作完成后，才能根據需要逐漸整理出所有文件資料以便歸檔管理。這就導致高等學校建筑檔案的形成對項目本身來說具有一定的滯后性。
三、高等學校建筑檔案管理工作存在的問題
高等學校建筑檔案的形成過程及其特點，決定了其具有不可估量的使用價值。但長期以來，不少高等學校對建筑檔案的整理、收集、歸檔管理重視不足，使得很多建筑檔案材料不夠完整，給以后的項目使用與維護、學校的發展造成了諸多不便。高等學校建筑檔案的建設管理中存在的主要問題，大致如下：
(一)管理體制不健全。某些高校未能建立起建筑檔案建設管理制度，更不用說與之配套的管理操作方法。由于沒有具體明確基建部門在建筑檔案建設管理中的職責，導致建筑檔案管理工作存在很大的隨意性，難以遭到有據可依、有章可循，更不用說照章辦事。
(二)檔案意識匱乏。由于長期以來存在的“重建設、輕檔案”意識，建筑檔案管理部門及其工作人員普遍缺乏檔案意識，在具體的檔案管理工作中對檔案材料及數據的編制、收集具有很大的隨意性。這使得在施工過程中可能隨意丟放圖紙，日常工作中對圖紙保管不善，致使其污染嚴重、破舊不堪，造成項目檔案資料不完整、不齊全、不配套。
(三)專業性不足。建筑檔案涉及到設計、測繪、法律、施工等多個專業方面，檔案管理人員也應當充分具備相關的專業知識。但目前高等學校中普遍缺乏既熟悉項目建設業務又熟悉建筑檔案管理的工作人員，而且高等學校又普遍沒有對管理人員組織建筑檔案管理培訓工作，導致在檔案管理中往往只是被動地交接材料，造成竣工后大量的建筑項目檔案資料流失。
(四)硬件投入不足。按照住建部要求，在建工程形成紙質檔案材料時還應相應制作電子工程檔案，并強化建筑檔案的信息化、網絡化管理，以便建筑利用者可以準確、及時、可靠、完整地獲得檔案信息服務。但不管是在管理理念與控制方法方面，還是技術處理與運作設備方面，高等學校的硬件投入都明顯不足。 四、高等學校建筑檔案材料的規范化管理
建筑檔案管理包括收集歸檔、資料整理、日常保管、資料鑒定、材料統計、日常利用等六項業務工作，高等學校建筑檔案管理工作的規范化建設要從每一項做起。
(一)收集歸檔。高等學校建筑檔案的來源及取得方式包括主管與協作單位進行文書處理，外單位編制，施工現場記錄等。檔案收集工作就是對這些具有保存意義的零散檔案文件資料進行有計劃、有目的的接收與收集。竣工后要及時做好移交歸檔工作，確保歸檔材料字跡線條清楚、紙質優良、內容相符、及時歸檔。
(二)資料整理。檔案管理使得檔案材料從零碎無序到規范有序，大致包括檔案分類與檔案編目兩個方面的工作。首先要依工程項目類別確立分類標準，也可按照文件性質將檔案材料分為設計、施工、驗收等不同類別。其次可用卡片形式對工程項目情況及進展進行著錄、編目。
(三)日常保管。根據檔案資料的成分與狀況來采用必要保管手段以維護檔案材料的完整性與安全性，盡可能地延長檔案壽命。這要求必須貫徹以防為主、防治結合的保管原則，保證檔案庫房條件可以做到防火、防潮、防塵、防臟、防熱、防蟲、防火等七防，并尋求科學有效的保管條件與方法從物質條件與防護措施方面做好檔案材料保管工作。
(四)資料鑒定。遵照一定標準或要求來判定檔案資料的真偽與價值，對于提高檔案質量、促進資料綜合利用具有重要意義。檔案資料可以脫離建筑本身在經驗總結、科學研究等方面重復利用，另外，做好資料鑒定工作以保護具有重要價值的檔案材料，也有助于在發生突發事件時進行及時應變。
(五)材料統計。統計建筑檔案是用數字說明檔案的基本情況、文件類型數量及管理狀況的技術分析手段，它是一項貫穿檔案管理始終的日常業務工作。做好這一工作要求結合本校實際需求來明確統計目的，并用準確可靠的數據反映項目特征與規律。對統計數字要認真分析研究，從中發現并解決問題，進而總結經驗、不斷探索。
(六)日常利用。建筑檔案作為一種信息資源，保存的最終目的是為了充分利用。為了盡可能發揮其使用價值，檔案管理人員要注意：對建筑檔案情況心中有數、熟練掌握;編制查找與介紹參考工具，以提高利用率;注意反饋利用效果，以便日后改進;采用計算機與網絡技術完善檔案管理。
高等學校檔案管理工作六個方面的規范化建設相輔相成，其中檔案收集是工作起點，日常利用是最終目的。
五、結語
高等學校建筑檔案形成于項目建設的不同階段與環節，具有鮮明特征與重要意義。它是學校檔案的一個重要組成部分，是高等學校日后建設和改造的一個重要依據，是高等學校在日常管理中必須要重視的一個部分。縱觀當前高等學校建筑檔案的管理，還存在諸如意識匱乏、機制不健全、專業性不足和硬件投入不到位等多個問題，這些問題將會阻礙檔案管理工作的規范化建設步伐。因此，高等學校檔案管理工作者必須要強化認識，必須要重視學校建筑從項目立項、項目設計、項目施工、竣工驗收等四個階段檔案的形成和整理，采取有效措施改善檔案管理中存在的問題，促進檔案管理的規范化，為高等學校的發展獻力。
參考文獻：
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檔案工作規范化管理論文篇3：《如何有效地推進檔案工作規范化管理》
摘要：作者通過自己的工作實際，結合其他檔案工作者的觀點，提出了有效推進檔案工作規范化管理的觀點：領導、制度、人員三方面缺一不可。只有領導參與、重視檔案工作，才會建立健全檔案工作制度并貫徹執行，檔案管理工作的各方面才會有章可循，檔案工作人員的管理才會到位，檔案工作才會順利開展。
關鍵詞：檔案工作領導制度人員
檔案——歷史的痕跡，在人類發展中具有舉足輕重的作用，大到一個國家，小到一個單位，檔案都是不可忽視的部分。檔案因其特殊的作用而受到國內外的高度重視。國際檔案大會[1，2]的召開、人民大學檔案學院的誕生[3]、《檔案法及實施辦法》的出臺，都充分說明了這一點。俗話說“沒有規矩不成方圓”，國有國法，家有家規。企事業要有自己的制度，各項工作也要有自己的規范。所謂的規范化管理，就是管理者制定了一定的規范，工作人員要按照此規范開展工作。檔案作為一個學科，自有一套完整的理論體系。從21世紀開始，各地陸續制定了適合自己的檔案規范。那么如何有效地推進檔案規范化管理呢?翻開歷史的畫卷可以發現，對于此問題的理解大家真可謂是各抒己見、遍地開花。有的認為要切實加強對檔案工作的領導，有的認為要實行檔案的法制化，有的認為要實行檔案的業務指導，有的認為有必要把檔案工作納入目標管理，有的認為應把檔案工作納入部門、個人年終崗位責任制考核，有的認為要把檔案管理導入ISO 9001質量管理標準，還有的認為要加強檔案工作人員的培訓，提高檔案工作人員的素質等等。雖然各有千秋，但卻不失片面。作者結合自己的工作實際，認為要有效地推進檔案工作的規范化管理，需要從領導、制度、人員三方面下功夫，三方面都要抓，三方面都要硬。
一、要有效地推進檔案工作的規范化管理，首要的也是最關鍵的是單位領導要有重視檔案的意識[4]
單位領導要參與檔案工作，對檔案工作進行戰略部署，保證檔案工作在本單位的貫徹執行。具體地說，有以下幾個方面。
1.單位領導或者主管和分管檔案工作的領導參與上級部門組織召開的檔案方面的宣傳會、培訓會、現場會、經驗交流會，從而更加了解檔案工作，檔案意識就會進一步提高。
2.督促和領導相關部門制定檔案工作制度，明確目標，督促相關業務人員對檔案工作人員進行文件的解讀和培訓。
3.督促和領導相關部門制定嚴格的檔案工作獎懲制度，并在年度內體現。
4.督促和領導本單位收文、行文機構向檔案室歸檔工作，賦予檔案工作人員指導行文和歸檔的權力，保證檔案工作的順利進行。
二、要有效地推進檔案工作的規范化管理，必須要建立健全檔案工作制度
在單位領導的帶領下，相關部門要建立健全檔案工作制度，在檔案的收集、保管、利用、人員崗位職責、經費保障等方面都有章可循、有法可依。具體地說，有以下幾個方面。
1.建立健全納入檔案管理工作的領導負責制度、目標管理制度、綜合計劃制度、部門和個人考核制度及獎懲制度。
在單位領導分工的職責中要明確檔案管理工作;在目標管理考核實施細則、任務分解表、目標管理考核結果中體現檔案管理工作;在綜合計劃的制定中，要充分考慮檔案軟硬件的需求，保證檔案管理的設備齊全、經費充足;在部門的考核制度中、在個人的崗位責任制及年終考核中，要體現出檔案管理工作，部門領導應把檔案工作作為衡量部門工作的一面鏡子，列入評先、年終考核等活動中去，與部門、個人考核進行掛鉤。對檔案管理工作抓得好的部門、個人進行表彰獎勵，對玩忽職守造成檔案材料損失或其他原因造成歸檔材料不齊全的單位或個人不能獲得某項榮譽、獎勵或晉升，并視情節的輕重依法論處，獎懲應在年度內體現。
2.建立健全檔案管理方面的制度，使檔案管理的各項工作環節都按一定的標準來進行。如制定案卷質量標準，使分類組卷達到最佳水平;制定接收檔案標準，以確保進館(室)質量;制定整理、鑒定、著錄、標引、檢索、利用等標準，使各項管理工作規范化、統一化;制定檔案電子化管理制度，使檔案數據入庫，實現檔案管理的科學化、現代化。
為了使制度能夠上行下效，為了使院所統一、步調一致，為了使工作人員能夠很好地領會制度的精神，上層檔案業務專業人員要加強對各級檔案工作人員的業務指導。上層管理部門應該組織大家學透檔案法規和各項標準、規范，使檔案工作人員明白分類的依據、保管期限的劃分等細節問題，避免由下層檔案室單方面決定帶來的局限性;同時，上層管理部門要理順分工，加強與檔案人員的溝通，及時發現、解決問題，做到上下信息暢通，指導工作到位。
3.檔案管理工作加強流程管理。檔案是由文件材料轉化而來的，檔案工作通過抓好文件材料形成過程各個環節的質量控制，對檔案工作管理質量的提高具有重要意義。
檔案即“產品”，產品的設計、開發和服務全過程都要符合質量管理要求。要提高檔案的標準化、規范化要求，必須先從文件形成的各個具體環節抓起。從某種程度上講，檔案管理工作中出現的問題，比較容易解決，而文件材料的形成辦理過程中出現的問題，就難以解決，有些問題即使補救了，文件材料也會失去原始憑證和依據作用，檔案就會失去了保存價值。加強流程管理，控制好產品的各個過程，才能保證歸檔文件的有效性，檔案工作規范化管理才可持續性改進。
三、要有效地推進檔案工作的規范化管理，必須要加強檔案工作人員的管理[5]
檔案工作始終離不開檔案工作人員的管理。現代化科學技術手段和先進的科學管理方法，都要由人去掌握和運用。因此，加強檔案工作人員的管理，具有重要的意義。具體地說，有以下幾個方面。
1.檔案工作人員必須具有較高的政治素質，要有埋頭苦干、無私奉獻的高尚的道德情操，這是由檔案工作的性質和特點決定的。檔案是人們社會活動的原始記錄，無論什么情況，檔案工作人員都必須忠于職守，維護黨和國家歷史的真實面貌，必須忠誠可靠、意志堅定、嚴守黨和國家秘密。 2.檔案工作人員要積極參加教育培訓，提高業務水平。在新形勢下，檔案管理人員要有緊迫感和危機感，要不甘落伍于時代的要求，主動地參加繼續教育，更新知識，提高業務能力和水平，檔案管理人員只有掌握廣博的專業知識，開拓視野，提高綜合素質，才能高標準、高質量地做好檔案管理工作。
3.同一個單位的檔案工作者，要形成立體知識結構，改變同等知識水平構成的平面結構。一個檔案館(室)工作人員要具有高級(精通專業技術、進行課題研究)、中級(通曉管理技術)和初級(能夠進行熟練操作)等不同層次知識的人才。對于比較大的立檔單位來說，檔案工作人員比較多，這種層次分類就比較容易;對較小的立檔單位來說，檔案工作人員比較少，有可能就會集研究、管理、技術于一人，對檔案工作人員的要求就會更高。
4.檔案工作人員要履行《檔案法》賦予的權力，理直氣壯地對檔案的前期控制工作進行監督、指導、檢查[6]。檔案的前期工作就是文件材料形成辦理的各個過程。而文件材料齊全完整、規范標準是保證案卷質量的先決條件和開發利用的基本要求。目前，我國的大多數立檔單位，文件材料的形成工作和檔案工作是分開的，所以檔案工作人員參與文件的形成過程尤為重要。檔案工作人員要經常參與單位的行政、經營管理活動，參與工程竣工、設備開箱驗收、產品創優活動，參與科研課題及成果評獎等活動，有針對性地加強單位內部科室文件材料的收集積累工作，從而保證歸檔文件材料齊全完整有效，對達不到規范標準的文件材料不予接收立卷歸檔。
綜上所述，要有效地推進檔案工作的規范化管理，領導、制度、人員三方面缺一不可。只有領導參與、重視檔案工作，才會建立健全檔案工作體制和制度并貫徹執行，形成依法治檔的氛圍，檔案管理工作的各方面才會有章可循，檔案工作人員的管理才會到位，檔案工作才會順利開展。總之，要推進檔案規范化管理，只有上行才能下效。只有上下形成合力，整齊劃一，檔案管理才能真正地規范化。
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