淺談物業檔案管理論文
物業檔案管理是物業管理工作的重要組成部分,在物業管理企業復雜的經濟服務活動中具有十分重要的作用。下面是學習啦小編為大家整理的物業檔案管理論文，供大家參考。
物業檔案管理論文范文一：物業檔案管理研究
摘 要：“物業檔案管理研究”是北京聯合大學應用文理學院與北京金隅集團有限責任公司(以下簡稱“金隅集團”)的合作項目。以規范物業檔案管理為重點，通過對金隅集團等企業物業檔案管理狀況的深入調查，掌握目前物業檔案管理現狀、經驗與存在的問題，結合提高物業管理水平的要求，提出了一整套物業檔案管理方法，系統地闡述加強物業檔案管理的必要性與方法。
關鍵詞：物業管理 物業檔案 規范化管理
一、規范物業檔案管理的必要性
物業檔案是物業企業從事物業管理活動時形成的對國家、社會、業主有保存和查考利用價值的各種歷史記錄。物業檔案管理是在物業管理過程中適時地做好物業文件與檔案的形成、收集、整理、歸檔、提供利用工作，促進物業服務水平與效率的提高。
物業檔案管理是物業企業的基礎工作之一。物業企業綜合管理水平對物業檔案管理有制約性，而規范物業檔案管理對提高物業管理整體水平有不可忽視的重要作用。二者相輔相成。
二、物業檔案的構成
物業檔案的基本構成如下：
1.物業清冊：反映所有物業單元、公用區域狀況及權屬狀況。包括房屋數量、戶數、面積、結構、完好情況、產權歸屬、使用性質等;
2.物業租售檔案：包括租售合同、物業權屬證明、房屋安全鑒定材料、同意出(轉)租文件、公證書等。
3.業主及住戶檔案：反映各單元業主及住戶的情況。包括戶主類型、姓名、年齡、職業、家庭人口數量及結構、聯系電話、入住通知。
4.物業保養維修檔案：包括保養計劃、維修審批表、修繕圖紙、驗收合格證明、修繕工程許可證、工程預結算表、材料單。
5.物業服務檔案：物業部門在開展公共服務和專門服務中形成的檔案。包括：綠化、環衛、保安、車輛管理、代理出租等產生的檔案。
6.物業收費臺帳(冊)：是物業中各單元業主及住戶繳費情況一覽檔案。
7.物業經營檔案：物業企業在開展經營和物業延伸服務時形成的檔案。
在上述檔案中，物業專門檔案是物業管理行業獨有，是物業檔案規范化管理的主攻方向，可以為提高物業管理水平，改善服務質量提供保障，必須尤其重視。
三、物業檔案規范化管理的
基本要求和實施方法
我們通過調研發現，當前物業檔案管理中存在的問題有：
首先，缺少統一管理制度和標準，基礎工作不規范(分類不統一，案卷形態不統一，保管期限不明確)，操作上隨意性較強。即便同一物業集團內部的各下屬公司也如是。
其次，多數物業企業的檔案沒有集中統一管理，而是按內部機構的劃分將檔案分開存放，使檔案的完整性和安全性得不到保證。比如：有的物業公司將售房檔案放在上級公司，基建檔案和行政檔案放在本公司辦公室，業主檔案和維修檔案放在房管部，財務檔案則由財務部單獨管理。
第三，物業公司與業主之間信息不對稱，缺少檔案信息公示，是造成管理者與業主(客戶)矛盾的主要原因之一。
第四，對兼職檔案管理員缺少檔案專業培訓，沒有掌握檔案管理基本技能，影響物業檔案管理水平。
通過深入細致的研究，依據檔案管理理論與操作規范，結合物業管理特點，金隅集團制訂了《物業企業檔案管理暫行辦法》，其主要思路和實施控制要點如下：
1.要規范物業檔案管理，首先要建立物業檔案管理制度和規范，并明確物業檔案管理人員職責。
“制定一套規范，明確一個管理責任者”，并且做到制度配套，操作性強，責任者明確，這是物業檔案管理規范化的第一要點。
檔案管理制度是物業管理制度體系的組成部分。建立物業檔案管理制度，首先是為了完善物業管理的監督機制，發揮物業檔案對提升物業管理水平的促進作用;其次是為了以制度的形式來明確物業檔案管理責任，約束和規范檔案管理行為，提高物業檔案管理水平。
物業檔案制度和規范建設包括：物業檔案管理的業務范圍、物業檔案分類標準、物業檔案歸檔制度、物業檔案整理方法、物業檔案保管制度、物業檔案開放利用制度、物業檔案管理人員的職責規范等。
在金隅集團下屬物業企業中，100%都有物業檔案管理制度，并有專(兼)職檔案管理人員。同時，通過專門的指導和培訓，提高檔案人員的素質，規范檔案工作，從而促進物業檔案管理工作。
2.做好物業文件的形成和歸檔，既是物業檔案管理的起點，也是重要的物業基礎工作。
物業檔案的規范化要從基礎工作抓起：按規范形成物業文件、物業文件的歸檔、物業文件的整理與保管、物業檔案的開放與提供利用、檔案信息分析與研究等。考慮到當前物業檔案管理的實際狀況，我們特別強調物業文件的形成與歸檔兩個環節。
①讓每一個物業管理與服務人員有意識地、按規范形成文件，并注意積累
要提高物業管理與服務質量，就要求每個業務人員在從事各項工作時，必須遵循業務流程，有意識、規范地形成文件，以此作為工作依據和績效憑證。
對“文件形成”的控制有兩個方面：一是在物業管理制度中，明確每個物業管理環節形成的文件;二是明確每份物業文件的內容和質量(文件上要填寫哪些內容，怎樣填寫)。只有滿足這兩個要求，才能稱之為規范的物業文件。
②嚴格執行文件歸檔制度
要將文件歸檔作為業務流程的重要一環，要求物業管理與服務人員自覺執行，將歸檔作為每項物業管理與服務業務的收尾。要真正落實這一思路，需要物業制度中有配套的規范，包括每一項服務工作完成后要逐項或定期的驗收、檢查、績效評估，同時也檢查應該形成的文件質量。
3.突出行業特點，將管理重心放在物業管理專門檔案上;完善一戶一檔的管理形態。
物業企業的檔案中往往行政檔案、基建檔案等管理的比較好，但物業專門檔案大多比較松散，隨意性強，案卷形態多種多樣。
物業專門檔案是物業管理行業獨有的，實際上，在物業投入使用后，這類檔案的重要性將遠遠超過其他檔案，其數量也會逐年增加，理所當然應該作為管理重點。
“一戶一檔”的管理形態，主要針對物業專門檔案中的以戶為對象的部分。雖然90%企業有了一戶一檔的管理，但不同的企業在一戶一檔的管理中采用的方式并不一樣。有的是把每一戶的業主檔案作為一卷，有的是把整個一棟樓所有的業主檔案作為一卷，再將每一戶的業主檔案作為子卷。
實行一戶一檔管理，不僅便于對“戶”的針對性管理，而且還有利于為業主提供個性化服務，促進物業公司的管理質量與服務品位提升，是體現物業行業特色、保護業主和物業管理企業合法權益的好方式。在法律允許的范圍內，還應盡量豐富一戶一檔的內容，包括收集業主、住戶的愛好、習慣、聯系方式等個人信息資料。
4.以物業管理前期介入為契機，打好物業檔案基礎，將動態管理落到實處。
在業主委員會與物業公司簽訂正式委托管理之前，物業公司是由發展商臨時與物業管理公司簽訂委托合同，履行該物業的管理職責。這種委托通常是在物業正式投入使用前，這就是物業管理的前期介入。它可以更好地把握物業設計和施工環節，加強對物業的全面了解，方便日后的物業管理。
檔案管理人員在物業前期介入的過程中主要是做好基建審批與驗收檔案、竣工檔案的質量監督和收集。各物業管理企業與房地產開發企業及時協調，提高檔案人員的參與度，切實負起檢查、監督和指導的責任。
在物業企業接手物業后，檔案工作的另一個要點是做好動態管理。因為物業的情況不是一成不變，所以物業檔案具有很強的動態性。業主可能因物業的買賣、交換、繼承而變更，且物業本身也需要不斷進行保養、維修，這都要求相應的物業檔案及時隨之改變，保持與實際相符。物業公司在管理過程中應采取定期檢查、日常維護、跟蹤項目等方式來保證動態信息填補及時、無遺漏，保持檔案的現實有效性。檔案人員及時收集變更的物業文件。
此外，物業企業還通過宣傳物業檔案對業主的開放性，方便業主對檔案的利用，主動公示重要的公共性檔案信息;充分利用物業檔案信息，迎合住戶的服務需求，因地制宜開展物業延伸服務。
總之，物業檔案管理貫穿在物業管理的全過程中，提高物業檔案管理的水平是為了促進物業管理整體水平的提升。物業企業要真正認識到這一點，并為物業檔案工作提供精神上和物質上的支持，對物業管理整體水平再上新臺階將大有裨益。
物業檔案管理論文范文二：淺談物業檔案管理
摘要：隨著物業管理在我國的不斷發展，物業檔案管理的重要性也日益體現。文章從物業檔案管理的特點，現狀及提升建議三個方面闡述加強物業檔案管理的意義。
關鍵詞：物業檔案管理 物業管理 加強
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A
文章編號：1004-4914(2011)09-263-02
物業檔案是隨著物業管理的出現而產生的，物業管理自產生至今只有百余年，我國引進這一模式僅僅20多年。在這短的時間里，盡管檔案管理不是物業管理工作的主要環節，然而其重要地位卻不容忽視。物業管理工作正式開展后，幾乎每一個環節都離不開檔案，無論是維修、養護物業設施，還是了解業主及物業使用人情況，又或是收取管理費用、開發經營活動等，都要用到物業檔案。如，某住戶在收樓后準備先裝修房屋，然后才居住。由于裝修方案包括改動原房屋的間隔，所以必須先了解原房屋哪些墻是承重墻，哪些是隔斷墻壁;裝修方案還包括改動原來的電線布置，所以還要了解原房屋的電路布線位置。這些需要了解的信息都記載在房屋的各種圖紙中，屬于物業檔案的一部分。如果物業檔案管理得不好。甚至沒有整理，那么要了解必要的信息就需要到其他有可能保存這些資料的地方去找，甚至會需要重新測量，這就造成了不必要的浪費。由此可見，物業管理工作要能規范有序地開展。加強物業檔案管理尤為重要。
一、物業檔案管理的特點
1.動態性。物業管理工作，它涉及的方面很具體：管理的對象是物業，服務的對象是物業的業主或住用人。相關對象的情況通常不會是一成不變的。物業可能需要進行維修、養護;業主可能因物業的買賣、交換等權屬變更而變更;住用人更有可能因租賃關系的改變而頻繁變動，因此，相對應的物業、業主及住用人的文件材料也要不斷地添加變動。這就決定了物業檔案管理必須及時準確，動態性較強。
2.完整性。物業檔案主要可分為兩大部分：一部分是物業公司日常運作形成的普通檔案，包括行政管理和經營管理檔案、基建檔案、設備檔案、會計檔案、人員檔案、榮譽檔案等;另一部分是基層物業管理處日常運作形成的物業管理專門檔案，包括物業日常巡檢冊、物業維修檔案、物業租賃檔案、業主及住戶檔案、物業服務檔案等。物業檔案是以―個物業單位為對象組成案卷的，該物業不管發生何種變化，所產生的文件材料都須添加進去，因此，每一份檔案案卷都是一個有機的整體，全面反映了一個物業單位的變遷過程，從而需要物業檔案管理完整規范。
3.相關性。物業管理活動是圍繞人們的日常生活而開展的，沒有哪一種檔案會像物業檔案這樣與人們的日常生活有著如此密切的聯系。許多檔案如機關文書檔案、訴訟檔案等在歸檔以后通常就較少被利用，因為人們的日常生活很少會涉及到這些檔案，而物業檔案則會隨著物業的裝修、租賃、再裝修、再租賃等活動的需要而不斷地被調閱。這就充分體現出物業檔案管理與人們的日常生活的密切相關性。
4.靈活性。物業檔案和某些檔案如產權檔案、人事檔案相比。具有一定的公開性，因為物業檔案記錄著有關物業及對物業進行管理的情況，這部分檔案內容對與本物業有關的所有人員來說都是公開的，像物業的維修檔案，有關綠化、環衛、保安的檔案等。但物業檔案又具有一定的隱密性，因為它也包含著大量的隱私內容和一定的公司機密。這部分檔案內容是不便于公開的，如住戶的個人資料、物業中各個單元的產權資料、公司的重大決策等。這就要求物業檔案管理必須靈活多變，既不能只存不用，也不能無限公開。
二、物業檔案管理中存在的問題
1.企業領導對物業檔案管理重視不夠。很多物業企業領導認為物業檔案管理工作是“安置型”工作。由于領導對檔案工作重視程度不夠，對物業檔案利用產生的社會效益和經濟效益缺乏廣泛的宣傳。長期以來造成了很多企業沒有專門的檔案庫房，檔案管理設施設備，檔案信息資源開發不足，員工檔案意識不強。物業檔案利用率低。重“藏”輕“用”。
2.物業檔案管理人員素質有待提高。目前，物業企業的檔案管理人員往往由前臺接待或客服人員兼任，沒有專門的檔案管理人員。由于領導的不重視，加上自身對檔案工作重要性和責任性認識不夠重視，很多工作人員存在應付了事的思想，工作不安心，對本職工作缺乏熱情;物業檔案管理人員平時缺乏一些專業知識的培訓，許多檔案人員的管理水平停留在經驗上，思想觀念和管理水平跟不上發展的要求，缺少創新和活力，專業素質和管理水平都有待提高。
3.物業檔案收集資料欠齊全。物業檔案是通過接收、征集等手段逐步積累起來，物業檔案由物業管理文件材料經過整理、歸檔轉化而來的。物業管理文件材料的形成、積累工作直接影響到物業檔案的完整性、準確性、系統性，可以說沒有收集工作，就不可能有完整的檔案。目前很多物業檔案管理人員在辦理物業檔案的過程中往往會收集不齊，一方面工作人員對物業檔案收集流程不熟，會忘記一些重要的步驟，如該簽字蓋章的沒有簽字蓋章等;另一方面對物業檔案應收集的文件材料要求不清，如裝修申請表中的裝修內容填寫不完整等。有時業主不交資料，檔案管理人員也不及時催繳，時間的延誤就會造成失檔的現象，從而會導致收集資料不齊。
4.物業檔案管理制度不健全。俗話說“沒有規矩，不成方圓”。很多物業企業檔案管理的相關制度不健全、落實不到位，檔案工作缺乏制度化的管理程序。一是檔案整理不規范：檔案管理人員在整理過程中有的沒有按照文件目錄順序進行排序組卷，卷內目錄與實際整理文件不相符。卷內資料漏失現象比較普遍。此外，既不符合要求，又不利于查找利用;二是檔案綜合管理力度不夠;三是檔案利用不規范。檔案管理人員對檔案借閱內松外緊，借出的檔案沒有按期歸還。有的雖然制定了制度，但由于管理不規范，在工作中無法落實，嚴重影響了檔案管理工作的制度化、規范化發展。
三、提升物業檔案管理水平的建議
1.領導重視，增強全員檔案管理意識。(1)領導要重視物業檔案管理工作，建立健全物業檔案管理制度，落實責任，加強管理，切實做到把物業檔案工作作為物業質量管理和目標管理的重要考核依據。(2)組織全員認真學習《檔案法》、《檔案法實施辦法》。加強檔案管理、保護檔案資料的宣傳工作，并不斷加強檔案法制建設，提高對檔案工作重要性的認識，提高全體工作人員的檔案意識。(3)配備專業檔案管理人員，加大對檔案管理人員的培訓力度，培養檔案管理人員的責任感，嚴肅認真的工作態度和全心全意的服務思想。
2.全面提高物業檔案管理人員素質。物業檔案管理工作是一項長期性，需要耐心和細心的工作，要提升物業檔案管理水平，提高物業檔案管理人員素質是基礎。(1)檔案管理人員要自覺樹立愛崗敬業精神，認真遵守“忠于職守，埋頭苦干，優質服務”的檔案職業道德規范，以勤為本。無私奉獻，不斷培養實干精神和嚴謹、細致、認真的工作作風。要明確檔案工作者的職責任務，既做好檔案收集和保管工作，又要不斷強化依法治
檔意識。(2)檔案管理人員要熟悉檔案的分類、收集、整理、鑒定、保管、借閱、銷毀的程序、方法和要求，注意多接受收集、整理、保管等方面的指導;積極參加各項業務培訓，與其他單位的檔案管理人員相互交流工作方法和經驗，不斷學習，不斷提高。
3.收齊資料，做好整理。(1)要做到檔案資料邏輯上的辯學性。檔案收集工作做得好與壞，各部門移交的文件齊全與否，直接決定和影響了檔案管理工作的質量。檔案的內容來自各個方面，在形式上也不盡一致，因此，收集、立卷、歸檔、整理、著錄時一定要遵循規范。做到科學、簡潔，起到綱舉目張的作用。(2)要做到檔案資料的原始性。檔案的本質特征是原始性和記錄性的統一，絕對原始性指的是檔案只能是原件原稿，相對原始性指的是除原件原稿是檔案外，有些檔案復制件、圖書及資料也是檔案。這些原始資料對于經營目標的實現、“各以查考性”和物業企業發展戰略的確定起著關鍵性作用。(3)要做到檔案資料的可理解性。為了使人們能夠完全理解一份檔案，就需要保存與檔案內容相關的有用的信息。收集到的物業檔案信息資料，統一交給檔案員集中整理，在整理過程中重點是要根據內容、來源進行分類，做到條理清晰、便于查閱。在整理過程中，可以將檔案制成標準化的圖、檔、卡、冊、表。
4.完善規章制度，依法管檔。(1)物業企業要建立健全并認真貫徹落實物業企業檔案管理方面的各項規章制度，對物業企業檔案的歸檔制度、利用制度、保密制度、保管制度、檔案人員崗位制度做出明確而嚴格的規定，建立動態的管理機制，使檔案管理工作有章可循，保證檔案管理工作的及時更新，促進檔案管理工作的制度化、規范化發展。(2)檔案管理人員要嚴格按照規章制度執行，規范檔案管理。一是對檔案的使用實行嚴格的管理，借閱時必須登記后才能借出，歸還時須本人來歸還簽字，檔案管理人員對資料進行檢查，如有破損，立即修復，嚴重的要追究有關人員的責任;二是對檔案的存放要做好防火、防潮、防蛀等工作。使用電子文件存檔時要注意留有備份，以免電腦病毒侵入后中毒，什么檔案都沒有了，平剛要做一系列的防范工作。
5.大力提高物業檔案管理現代化水平。隨著信息技術的發展，物業管理手段也越來越先進。當前，不少物業企業在日常工作中已實施“無紙化辦公”模式，即通過系統軟件開展工作。通過信息技術在物業檔案管理中的運用，可以系統地完成文件材料的起草、修改、刪減、檢索、打印、匯集等工作，使文件的形成、運行等各個環節與辦公有機地銜接起來;利用信息技術整理檔案，既可以降低人為因素在文件歸檔中的影響，又可以發揮計算機的優勢，減少人工操作，提高工作效率，起到事半功倍的效果。
總之，物業檔案管理是物業企業的一項基礎性工作，加強物業檔案管理，可以促進企業經濟效益水平的提升;加強物業檔案管理，可以提高物業管理服務水平;加強物業檔案管理，可以提高企業的競爭能力;加強物業檔案管理，可以促進社區和諧。
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