最新時間管理四象限方法有哪些(2)
時間管理的關鍵
一、時間管理是事業成功的關鍵
一個人、團隊能否在自己的事業生涯中取得成功，秘訣就在于搞好時間管理。所以在國外，早就出現了時間管理學，現在已經發展到了第四代。管好自己，就是最高的管理。美國托馬斯·愛迪生說過，世界上最重要的東西是"時間"。美國著名的管理大師杜拉克說道："不能管理時間，便什么也不能管理";"時間是世界上最短缺的資源，除非嚴加管理，否則就會一事無成"。
二、對付"十大時間竊賊"的妙招
管好時間，最重要的措施之一是大大減少你浪費掉的時間。時間管理學研究發現，人們的時間往往是被下述10大"時間竊賊"給偷走的：
1.找東西：據對美國200家大公司職員作的調查，公司職員每年都要把6周時間浪費在尋找亂放的東西上面。這意味著，他們每年要損失10%的時間。對付這個"時間竊賊"，有一條最好的原則：不用的東西扔掉，不扔掉的東西分門別類保管好。
2.懶惰。對付這個"時間竊賊"的辦法是：
(1) 使用日程安排薄
(2) 在家居之外的地方工作
(3) 及早開始
3.時斷時續。研究發現，造成公司職員浪費時間最多的是干活時斷時續的方式。因為重新工作時，這位職員需要花時間調整大腦活動及注意力，才能在停頓的地方接下去干。
4.一個人包打天下。提高效率的最大潛力，莫過于其他人的協助。你把工作委托給其他人，授權他們去干好，這樣每個人都是贏家。授權給別人，同時也要給他們完成任務所需要的條件。
5.偶發延誤這是最浪費時間的情況，要避免這種情況出現，唯一的辦法是預先安排工作。事前有準備，利用好偶發的延誤，你能把本來會失去的時間化為有用的時間。
6.惋惜不巳或白日作夢老是想著過去犯過的錯誤和失去的機會，唏噓不巳，又或者空想未來，這兩種心境都是極浪費時間的。
7.拖拖拉拉
這種人花許多時間思考要做的事，擔心這個擔心那個，找借口推遲行動，又為沒有完成任務而悔恨。在這段時間里，其實他們本來能完成任務而且應轉入下一個工作了。解決辦法有：
(1) 確定一項任務是否非做不可，是把可有可無的任務取消掉。
(2) 把任務委托給別人--你不喜歡做的某件事，也許別人喜歡做，這樣雙方都成了贏家。
(3) 弄清楚有什么好處，然后行動起來--如果你有個重大目標，那你就比較容易拿出干勁去完成有助于你達到目標的任務。
(4) 養成好習慣--許多人的拖沓已經成了習慣。對于這些人，這就必須重新訓練自己，用好習慣來取代拖沓的壞習慣。
8.對問題缺乏理解就匆忙行動
這種人與拖拉作風正好相反，他們在未獲得對一個問題的充分資訊之前就匆忙行動，以致往往需要推倒重來。這種人就必須培養自己的自制力。
9. 消極情緒
消極情緒使人失去干勁，工作效率下降。對人懷有戒心、妒忌、明爭暗斗、憤怒及其他消極情緒使我們難以做到最好。這就必須進行自我心理調適，培養積極心態。
10.分不清輕重緩急
即使是避免了上述大多數問題的人，如果不懂得分清輕重緩急，也達不到應有的效率。區分輕重緩急是時間管理中最關鍵的問題。所以，我們下面多花一點時間來解決這個問題。
三、區分輕重緩急是時間管理最關鍵的技巧
許多人在處理日常事務時，完全不考慮完成某個任務之后他們會得到什么好處。這些人以為每個任務都是一樣的，只要時間被工作填得滿滿的，他們就會很高興?；蛘?，他們愿意做表面看來有趣的事情，而不理會不那么有趣的事情。他們完全不知道怎樣把人生的任務和責任按重要性排隊。
時間管理技巧1.確定主次。
在確定每一天具體做什么之前，要問自己三個問題：
(1)我需要做什么?--明確那些非做不可，又必須自己親自做的事情。
(2)什么能給我最高回報?人們應該把時間和精力集中在能給自己最高回報的事情上，即所謂"揚己所長"。
(3)什么能給我們最大的滿足感?在能給自己帶來最高回報的事情中，優先安排能給自己帶來滿足感和快樂的事情。
時間管理技巧2.把重要事情擺在第一位。
根據輕重緩急開始行動根據事情的優先程度來安排先后順序的：
(1) 每天開始都有一張優先表
在時間管理學上有一個"優先矩陣"：可以用來幫助確定最需要做的事：
M 重要又緊迫
M 重要但不緊迫
M 不重要但緊迫
M 不重要又不緊迫
很顯然，應當按照"M、M、M、M"排工作，并且堅持不懈。
(2) 對于中、長期的工作，則把事情按先后順序寫下來，定個進度表，堅持不懈。
時間管理技巧3.持之以恒的實踐
除了上述十大"時間竊賊"之外，其他常見的"時間竊賊"還有：承諾太多，貪多不爛;喜歡開會，夸夸其談;門戶大開，迎來送往;家務繁雜、應酬過多等等。 下面是充分利用時間的一些技巧：
--做好協調，工作分流;
--在處理重要而耗時的事務中感到厭倦時，改而處理其他雜務，既可節省時間，又能轉換心情;
--不浪費零碎時間(利用零碎時間處理雜務，延后用餐時間以免擁擠等);
--采取比較簡單的生活方式，處理好工作與生活的矛盾。
--盡量減少不必要的對外應酬，必須應酬時設法節省應酬時間。
--充分運用上下班的搭車時間(如車上想問題、記筆記、聽磁帶等);
--設計好程序和圖表(有一套好的程序和圖表有助于大大提高效率);
--每天為第二天作計劃;
--每日下班前清理桌面;
--在案頭設一個標有"進"、"出"、"存"三檔的文件架;
--今日事今日畢，把"立即做"的工作一件件處理完;
--搞好會議管理，提高會議效率。
--遇事記筆記是一個很實用的節時技巧。
時間管理學強調，事實上，時間管理技巧是找出浪費時間的毛病與改進之道只是治標;唯有鍥而不舍、持之以恒的實踐才是治本。因此，我們必須將上述方法和技巧勤加練習，使之習慣成自然。
時間管理成果的經驗分享
專心于一件事。
古書中最早的經典《尚書·大禹謨》中有關于精細化時間管理的論述：“人心惟危，道心惟微;惟精惟一，允執厥中。”這里的“惟一”說的是專心致志的意思，這也道出了時間管理的原則。曾國藩于此的心得是，“雖極忙，亦須了本日功課，不以昨日耽誤而今日補做，不以明日有事而今日預做”。
每一個時間段集中精力于一件事，是我們學習時間管理的首先需要注意的。我們需要利用“工作進度表”書面規定月、周、日的工作任務與目標，要在每個工作日之前為計劃中的工作做準備，并且盡量一次性處理完畢每份文件。在工作中，盡量回避干憂性電話、不速之客的來訪以及突然的約會。當非計劃的時間占用出現，為了有效處理更重要的事情時，我們必須學會說“不”。
把工作進行有效的分類。
美國通用汽車公司前總裁斯隆遵照德魯克的建議，詳細記錄了自己兩周的時間分配，有1/3是不需要的或者是不需要他親自出馬的，由此自己忙碌的事減少了15%。
時間管理上，常常用4象限圖做工作分類。比如按重要和緊急兩個維度可以分成以下4類：重要而緊急的、重要而不緊急的、不重要而緊急的、不重要也不緊急的。比如按是否親自做和是否需要匯報檢查兩個維度可以分成以下4類：親自做且必須向領導匯報的工作，約占10%;親自做但不一定向領導匯報的工作， 約占20%;可以交給別人做但要親自檢查的工作，約占30%;可以交給別人做而且可以交給別人去檢查的工作，約占40%。
很多成功者都實行“6點優先工作制”，即：把每天所要做的事情按重要性排序，分別從1到6標出6件最重要的事情。每天一開始，先全力以赴做好標號為1的事情，完成后再全力以赴做標號為2的事，依此類推。一般認為，一個人每天能全力以赴地完成6件最重要的事，那就是一位高效率人士。
正如切斯特爾頓所說：所有的人都是平凡的，有些人因知道了這一點而成了非凡的人。
提高第一次做對的概率。
曾國藩在《與弟書》中說：“窮通由天作主，予奪由人作主，業之精不精則由我作主，然吾未見業果精而終不得食者也”。說的是做事要做到位?？鬃拥恼Z錄中也有記載：“為命，裨諶草創之，世叔討論之，行人子羽修飾之，東里子產潤色之”。一份文件，起草、討論、修改、潤色層層把關，避免出錯。
我們很多同志并非沒有工作熱情，而是做事急急忙忙，草率了之，經常出現反復、重頭再來，這樣的時間效率反而更低了。
學會“間作套種”。
“間作套種”是農業上常用的一種科學種田的方法。改變工作內容就會產生新的興奮灶，人的腦力和體力就可以得到有效的調劑和放松。據說馬克思研究經濟學時，累了就演算數學題，以緩解疲勞，馬克思竟然因此而在微積分領域有所成就。
這里推薦一種“莫特休息法”，詹姆斯·莫法特是《圣經·新約》的翻譯者，他的休息方法就是從一張書桌搬到另一張書桌繼續工作。
有一段祈禱詞是頗有助于時間管理的：“希望上帝能給我智慧，去分辨出什么能改變什么不能改變;希望上帝能給我健全的心態，讓我能夠接納我不能改變的事情;希望上帝能給我勇氣，讓我去改變可以改變的事情”。人們常常為自己解決不了的事情而陷入苦苦思考和勉力而為，這樣往往會浪費時間。
當然，時間管理是個不小的題目，還有很多方法可以討論，比如凡是可以交派下屬去做的就授權和交派下去、按照生理節奏變動規律曲線圖來安排工作、日程表留有回旋余地以便應對突發事件等。
時間管理的工作計劃
1.變得健康。我過去跑過馬拉松。我的兒子曾經跟我商量過一起參加倫敦馬拉松賽，但我可能不會再去參加了。我們兩個人都很忙，而且不管他怎么想，我都不愿意讓自己的身體再經受一次那樣的折磨了。我真正想做的就是每周跑步四次，每次跑五公里。這就是SMART。
2.謀生/寫作/《游歷》。這個目標具體來說，就是寫成初稿100 000字的小說，并在6個月之內完成。
3.項目管理培訓和咨詢——維護現有客戶。這一項里我的目標是，在今年開展100天的培訓和咨詢。
4.項目管理培訓和咨詢——拓展新業務。在這一項里我的目標是，在今年的12個月內，每月獲得25 000歐元的銷售收入。
5.使公司收入增加50%(在本個財政年度內)。
6.學習演奏一種樂器?，F在我必須承認，當我在寫作這本書的時候，這個特定目標并不那么SMART。比如，我還沒有確定我想學習演奏的到底是什么樂器，但是現在，我已經讓這個目標變得SMART了，因為它變為：在今年年底前決定學習哪種樂器，并且購買那種樂器。這下子終于SMART了!(這可能也算不上什么，這個目標在變得SMART之前幾乎沒有任何進展。然而現在至少我有了目標來朝著它前進，這只是讓目標變得SMART 的好處之一)?，F在你來列出你自己的清單。首先你需要把所有的事情都清理出來，寫在紙上。你可以采用以下步驟作為提示，或者作為核對表，來幫助你把所有事情都想到。
1.從你自己開始，寫下此時所有對你來說很重要的事情。你必須做的事情;討厭做卻無論如何也必須做的事情;喜歡做的、想要做得更多的事情;內心深處真正想要做的事。你有什么興趣愛好或者你喜歡做什么?有什么事情是你一直都想做但是一直都沒有找到時間做的?這一年里你有什么具體的事情要做嗎?
2.現在做一些延伸。你的家庭生活如何，你的近親，然后你的遠親呢?寫下任何進入你腦海里的東西。
3.下一步，你的工作如何?對此需要做些什么事?把這些事項加入你的清單。
4.如果想得到更多的提示，你可以迅速瀏覽一遍本書第五部分的案例學習，如果想起其他任何事情，把它們也添加到你的清單里。
5.你的清單初稿就完成了。
開始行動吧!寫下你的清單初稿。
你的清單是動態的
你的清單并非永遠固定不變，它是動態的，可以進行調整變化。比如，當我簽下合同寫這本書的時候，我就改動了清單。我當時在寫一本名為《游歷》的小說，現在我必須暫時停止那本小說的寫作，把精力放在本書的寫作上。所以現在我的清單看起來是下面這個樣子了：
加在《游歷》上的方括號表示現在它暫時不在優先順序清單中，也就是說這一事項沒有優先順序——在本書沒有完成之前，不會繼續《游歷》的寫作。所以，這個清單是可以改變的(可能你想知道我新添加進來的事項——寫這本書，是不是也符合SMART標準，其實它是符合SMART標準的。我必須在規定的時間前寫完讓出版商滿意的稿件)。
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