采購訂單執行流程
采購訂單執行流程
采購訂單是企業根據產品的用料計劃和實際生產能力以及相關的因素,所制定的切實可行的采購訂單計劃,并下達至訂單部門執行。以下是學習啦小編為大家整理的關于采購訂單執行流程，給大家作為參考，歡迎閱讀!
采購訂單執行流程圖
訂單管理工作內容
訂單管理方面的工作目標有三類：
第一，及時準確地發布訂單;
第二，按時按量接收貨物并檢驗質量;
第三，滿足特殊處理要求。
達到上述工作目標的重點與難點有：
(1)實現電子采購;
(2)使采購訂單的狀態動態可視;
(3)使供應商能夠主動匯報特殊情況;
(4)制定抽樣方案與質量檢驗標準，并嚴格執行;
(5)在統一購買與區域配送時保證業務流程順暢，采購與收貨高效準確地完成;
(6)工作流程、審批流程的規范化;
(7)實現訂單、質檢單、入庫單及相關申請、報告之問的數據共享與自動化轉換。
訂單管理的工作內容
訂單是信息流和物流作業的開端。因此，對于企業而言，如何處理好訂單是關鍵性的第一步。訂單管理一般包括以下三個方面的內容。
1.訂單分類與訂單檔案管理
由于訂單的內容往往涉及企業產品的特性和業務的特色，不同的企業對訂單內容的制定都有所不同。在面對眾多的交易對象時，需要針對客戶的不同需求和不同的處理對象，采取不同的處理方法，才能最大限度地利用資源和提高作業效率。在接受訂貨業務的過程中，按交易形態的不同有多種訂單，而不同的訂單有多種處理方式。
訂單的主要類型和不同類型訂單的處理方式主要包括：
(1)一般訂單接單后按正常的作業程序揀貨、出貨、配送、收款結賬的訂單。接單后，將訂單信息輸入訂單處理系統，按正常的訂單處理程序處理，數據處理完后進行揀貨、出貨、配送、定期進行收款結賬等作業。
(2)現銷式訂單與客戶當場直接交易、直接給貨的訂單。如業務員到客戶處巡貨、訪銷所取得的訂單或客戶直接到企業取貨的訂單。訂單資料輸入后，由于物品已經交付給客戶，所以訂單資料不需再參與揀貨、出貨、配送等作業，只需記錄交易資料，以便收取應收款項。或現場將貨款結清，返回企業后進行人賬處理。此種方式對出入庫貨品的檢查、核對非常重要。
(3)間接訂單客戶從企業訂貨，但由供貨商直接配送給客戶時需要的訂單。接單后，將客戶的出貨資料傳給供應商，由供應商負責按訂單出貨。
(4)合約式訂單與客戶簽訂銷售契約而產生的訂單。到約定的送貨日時，將該筆業務的資料輸入系統處理以便出貨配送，或在最初便輸入合約內容的訂貨資料，并設定各批次的送貨時間，以便在約定日期系統自動產生需要送貨的訂單資料。
(5)寄存式訂單客戶因促銷、降價等市場因素預先訂購某種物品，然后視需要再決定出貨時所下的訂單。當客戶要求配送寄存物品時，系統應核實客戶是否有此項物品寄存，若有，則進行此項物品的出庫作業，并且相應的扣除該物品的寄存量。而物品的交易價格是依據客戶當初訂購時所定的單價來計算的。
(6)兌換券訂單客戶用兌換券所兌換商品的配送出貨時所產生的訂單。將客戶兌換券所兌換的商品配送給客戶時，系統應核查客戶是否確實有此兌換券回收資料，若有，依據兌換券兌換的商品及兌換條件予以出貨，并應扣除客戶的兌換券回收資料。
訂單檔案資料內容應視實際需求而定，既要考慮上述各種訂單及其處理方式的不同，又要考慮不同作業方式的要求不同，尤其是因為不同的訂單可能有不同的數據要求，有時甚至需要設計成不同的檔案分別存放。為方便檔案查詢、減少資料重復，一般將訂單檔案分為訂單表頭文件及訂單明細文件，兩者間可以由相關字段鍵值(Keyvalue)來進行鏈接。表頭文件為記錄訂單的整體性資料如訂單單號、訂單日期、客戶代號、送貨地址等，訂單明細文件則記錄每筆訂貨物品的詳細資料，如物品代號、物品名稱、數量、單價等。處理訂單數據時，可能需要用到某些相關資料，即使用電子訂貨系統(Electronic Ordering System，EOS)接單，也需要考慮相關檔案資料的配合，才能使整個訂單處理作業一體化。
2.訂單輸入與揀配
接到客戶的訂單后，應該緊接著將此資料輸入訂單管理系統。訂單的輸入方法主要有人工輸入和聯機輸入。
長久以來，利用人工將業務員帶回的訂單、客戶電話、傳真、郵寄等訂貨資料輸入計算機，是多數企業所使用的方法。但這種方式所需的人工成本較高，而且也不能保證效率和準確性。隨著業務規模的增大和訂單的大量增加，以及所訂物品的種類越來越繁雜，訂貨前置時間的縮短，使人工輸入方式暴露出越來越多的弊端。
結合計算機與通信技術，將客戶的電子訂貨資料通過電信網絡直接轉入計算機系統，可以省卻人工輸入這一環節。電子訂貨方式即為聯機輸入。電子訂貨系統(EOS)是指將批發、零售企業所發生的訂貨數據輸入計算機，即通過計算機通信網絡連接的方式將資料傳送至總公司、批發商、供貨商或制造商處。因此，EOS能處理從新商品資料的說明到會計結算等所有商品交易過程中的作業，可以說EOS涵蓋了整個物流過程。但是如果傳送的資料格式不是雙方約定的標準，仍然需要經過轉換，文件才能進入訂單管理系統。聯機輸入有供需雙方計算機直接聯機的文件傳輸方式，稱為電子數據交換(Electronic Data Interchange，EDI)。訂單資料輸入系統確認無誤后，最主要的處理工作就是如何將大量的訂貨資料進行有效的匯總分類、調撥庫存，以便后續的物流作業能順利、高效的開展。
存貨的分配調撥，可分為單一訂單分配及批次分配。單一訂單分配模式一般用于在線的實時分配，即在輸入訂單資料時，就將存貨分配給該訂單。批次分配是累積匯總數筆的已輸入訂單資料后，再一次分配庫存。采用批次分配時，需注意訂單的分批原則，即批次的劃分方法，包括按接單時段劃分、按流通加工需求劃分、按配送區域或路徑劃分等。
如果訂單是按正常步驟進行操作的，那么整個處理過程會按照事先設定的流程進行，并準時出貨。但是在現實中常常會發生一些意想不到的情況，導致一些訂單處理無法按正常步驟進行，因此在分配訂單時，要考慮因故未能按時出貨的訂單是否繼續參與分配，如延遲交貨訂單、前次已參與分配的未出貨訂單、缺貨補送訂單、遠期訂單等。
選定參與分配的訂單后，如果訂單中某物品的總出貨量大于庫存量，那么就要考慮完成訂單的先后順序問題了。一般選擇一個因素或多個因素綜合考慮制訂排序準則，如具有特殊優先權的訂單、客戶等級、交易量/交易金額、客戶信用狀況等。
庫存分配后，如果發生缺貨，對這些因缺貨而未完成的訂單應妥善處理，采取重新調撥、補送、延遲交貨、轉至下一次訂單等措施進行處理。
3.訂單跟蹤管理
訂單經由接單作業開始，進人物流中心，經過輸入、查核確認、庫存分配等處理，最后產生出貨指示資料，然后開始揀貨、出貨配送最后經由客戶簽收、取款結賬等循環作業，整個訂單資料的處理工作在系統里才能結束，相關的業務數據才能成為系統的歷史資料。系統應該保證訂單在每個節點上的處理按正常程序進行，以及前后節點間的銜接準確無誤。因此，對于實際作業中無法避免的訂單處理的異常情況，系統應隨時加以調整、修正，以維持系統的準確性，以及避免因此造成的損失。由此可見，一張訂單在通過訂單處理、庫存分配、產生出貨指示后，并不意味著訂單處理作業已經結束。訂單上的物品是否按時出貨、按量出貨、已付貨款、發生意外以及意外情況如何處理，都是提升客戶服務水平并掌握營運狀況的重要因素。
要掌握訂單在整個流程中的完成情況，必須先了解訂單從進入系統到結束離開系統(或與系統無直接關系)的過程中，訂單狀態如何轉換。通常訂單可分為以下幾種狀態：
(1)已輸入及已確認訂單
訂單上的訂貨資料已經輸入系統，而且所有需要確認的條件都已經核查處理完畢，則此訂貨資料即為企業已接受的客戶出貨資料，其中包括物品項目、數量、單價、交易配送條件等。
(2)已分配訂單
經過輸入確認的訂單資料，即可進行庫存的分配，以確認訂單是否能如數出貨，以及發生缺貨時應如何處理。經過庫存分配的已輸入及已確認訂單，即轉為已分配訂單。
(3)已揀貨訂單
經過庫存分配，生成出貨指示資料的訂單，即可進行實際的物流揀貨作業，而已打印揀貨單進行揀貨作業的已分配訂單，就轉為已揀貨訂單。
(4)已出貨訂單
已揀貨訂單，經過分類、裝車、出貨后，變成已出貨訂單。
(5)已收款訂單
已出貨訂單，經由客戶確認簽收后，即為實際的出貨資料，該資料為應收賬款的依據。根據這些資料的記錄，制作取款發票向客戶收取貨款。取得賬款的出貨訂單，即轉為已收款訂單。
(6)已結賬訂單
已收款訂單經由內部確認結賬后，即轉為已結賬訂單。已結賬訂單為歷史交易資料，在系統里可用于經營管理分析，但不再涉及任何實際的事務性操作。
要掌握訂單狀態，可以針對每種狀態設計相對的檔案，但較有效的做法是在訂單數據文件(預計銷售資料文件)中增設一個狀態記錄字段，每當訂單改變其狀態時，同步更改狀態區位的狀態記錄。掌握訂單狀態的變化并詳細記錄各階段相關的檔案資料后，對于訂單處理過程中發生的異常情況便能采取更加及時、合理的措施。只要了解了訂單發生異常時所處的狀態，再對相關檔案進行修正處理，系統就可以對該訂單改變原作業流程，正確處理突發狀況。
此外，通過建立訂單資料檔案，定期進行整理、分析，可以幫助企業獲得大量的商業信息指導決策，同時這些信息對客戶而言也是極其重要的。
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