淺談高?？蒲袡n案的科學管理

摘要：檔案管理在高校教學、科研、管理和文化建設等方面發揮著越來越重要的作用，以科學的態度加強對該項工作的管理非常重要。本文就高?？蒲袡n案的科學管理談幾點淺見。
　　關鍵詞：檔案管理；科研檔案；規范化
　　
　　隨著高等院?？茖W研究水平的不斷提高和科學技術的飛速發展，高校科研檔案作為重要的信息資源得到了社會的普遍認同和重視。并在高校教學、科研、管理和文化建設等方面發揮著越來越重要的作用，成為高校事業發展不可缺少的重要部分。高?？蒲袡n案是高?？蒲谢顒拥臍v史記錄，它記載反映了科研活動的過程和成果，是儲備科技信息和科技知識的主要載體．為實際科學研究提供理論依據，具有重要的參考價值。
　　借助于檔案，我們就能夠更好地去了解過去，把握現在，預見未來。在加速科技進步的進程中，檔案管理應不斷豐富高科技實用信息，不斷拓寬檔案的利用范圍，不斷集中各方面信息，加以利用，形成良性循環。因此積極探討高校檔案工作的新思路，以科學的態度加強對該項工作的管理非常重要。下面就針對如何加強對高等院?？蒲袡n案的科學管理，談幾點個人淺見。
　　
　　1 對科研檔案的管理，要抓住幾個關鍵環節
　　
　　首先，科研檔案管理人員，必須在服務意識、文化素質、科研管理方式和方法等方面要有所創新，才能適應科技創新型社會發展的新要求。要加強科研檔案管理人員的自身建設，提高檔案管理人員的業務素質，樹立開放服務意識和為科研服務的觀念，開闊思路，著眼于由內轉向外，擴大科研檔案資源共享范圍。盡可能參與科研活動，適時了解和掌握科研第一手資料，從源頭做起，確?？蒲袡n案質量。增強工作的責任感，以認真負責的敬業精神和良好的職業道德，面向本單位、面向社會，為經濟建設、為學校發展提供優質服務。從而提高科研檔案工作在社會上的聲譽和地位，只有這樣科研檔案工作才能夠開創新局面，做出新成績。
　　其次，要增強科研人員的檔案意識，使人們充分認識科研檔案的價值。高?？蒲腥藛T是科研檔案形成的主體，其檔案意識的提高，將會使高?？蒲袡n案的管理工作邁上一個新臺階。所以要求科研人員都要把科研材料歸檔看作是自己的義務，是自己工作中不可缺少的一部分，也是為科研檔案的發展創造良好的必要條件。
　　再有，實行現代化管理。科研檔案管理現代化是科研檔案管理規范化的重要手段。在現代科學技術飛速發展的今天，僅靠原始的手工操作，難以滿足高?？蒲邪l展的需要?？蒲袡n案規范化管理必須依據現代管理理念，依托計算機和網絡技術實現科研檔案管理的電子化、網絡化，將現代辦公技術與科研檔案管理相結合，運用計算機、光盤、復印機，多媒體等先進技術和設備參與到科研檔案的收集、整理及加工各種科研檔案資料的工作中去，從而實現科研檔案管理的規范化、標準化、系統化。
　　
　　2　規范高?？蒲袡n案的管理模式．保護知識產權
　　
　　作為高校科研檔案信息的管理者，既要注重對檔案信息資源自由閱覽、下載、復制、轉載的合法權利的保護，同時也要對非法利用行為進行控制。嚴格遵守有關科技保密的規定，正確劃分密級，合理確定使用范圍，從而保證科技機密和檔案的安全，維護本單位和科研人員的知識產權。注重保護好知識產權人的合法權益，正確處理管理利用與保密的關系，避免不必要的知識產權糾紛和損失。
　　首先，建立高校知識產權科研檔案的統一管理制度，保證真實、完整全面地記錄所有知識產權的獲取、維持、轉讓等社會活動過程，以合理利用及科學地管理知識成果。對知識產權活動記載過程的文件進行歸檔保存，集中統一管理，建立一種正常的知識產權的應用秩序，保護知識產權，以利于科學技術的推廣利用。其次，確定課題負責人歸檔責任制，由課題負責人主持立卷歸檔。做到下達計劃任務與提出科研文件、材料的歸檔要求同步；檢查計劃進度與檢查科研文件材料形成的情況同步；驗收、鑒定科研成果與驗收鑒定課題檔案材料同步；上報登記和評審獎勵科研成果與檔案部門出具專題歸檔情況證明材料同步。課題負責人負責科研文件材料的形成、積累、立卷，建議保管期限、密級的確定，填寫科研檔案簡介等，科研檔案部門要根據歸檔范圍，規范收集歸檔工作流程，并且要提前介入，超前控制，確?？蒲袡n案完整、準確、系統和安壘。檔案工作者負責監督指導和管理，保護原有檔案的完整性，保密性，確?？蒲匈Y源和知識產權不流失，不受侵犯。

3　實現科研檔案規范化
　　
　　科研檔案管理現代化是科研檔案管理規范化的重要手段。科研檔案規范化管理必須依據現代管理理念，依托計算機和網絡技術實現科研檔案管理的電子化、網絡化，將現代辦公技術與科研檔案管理相結合，從而實現科研檔案管理的規范化。這是達到科研檔案管理現代化的重要環節，首先，必須做到科研文件的形成、歸檔的規范化。具體是科研項目的申報書、合同書、委托書、項目的審批文件、方案論證等文件；研究實驗階段中的各種載體的重要原始記錄、實驗報告、實驗數據、調研報告、查新報告、專利申請的有關文件材料；鑒定、驗收階段中的工作報告、研究報告、發表論文、著作、鑒定證書等，成果申報獎勵階段中的成果登記證書、獎勵申報書、成果應用證明，推廣應用的經濟效益和社會效益證明材料等。歸檔的案卷，要求做到內容真實、字跡工整、圖樣清晰，有利于長期保存。其次，要明確立卷歸檔的重點．在實際工作中注意區分文件和資料，特別注意區分內容、形式、作用等相似的資料，減少檔案資料的重復和冗余，不該歸檔的文件不能混入，同時注意防止應該歸檔文件的散失。此外，還要注意案卷裝訂的質量，利于分類檢索，便于檔案規范化管理。
　　
　　4　提高各級領導的科研檔案意識．加強科研檔案工作隊伍建設
　　
　　首先，高校各級領導應當以重視科研工作的態度重視科研檔案的管理，科研檔案管理雖然是科研工作的最后一個環節，但卻是一個總結性的環節，記錄性的環節，并且從科研課題立項就需要重視的環節。它是一項技術性很強的工作。各級領導應該加強對科研檔案的管理力度，在制度、人財物上給予支持，并且要保證本單位嚴格執行國家及地方的一系列科研檔案管理的規章制度。要加強對所有科研工作者進行檔案法律規章的宣傳教育，必要時應以培訓形式對他們進行檔案知識教育。只有領導重視，高?？蒲泄芾砉ぷ鞑拍茼樌_展，有效地發揮其功能。其次，要確保每一所高校都有一支健全的科研檔案管理隊伍。應當建立相應的機構，配備與業務工作量相適應的專兼職管理人員?？蒲袡n案工作者不同于文書檔案管理人員，不僅要有檔案管理專業知識，還要有一些自然科學知識，以及專業知識，以便了解、管理、開發、利用科研檔案，為科技工作服務。近幾年科研檔案的數量迅速增加，管理手段變化很快，隨著科技是第一生產力的深入人心，社會對科研檔案的需求量越來越大，科研檔案人員的觀念更新、知識更新、管理方式更新就顯得尤為重要，科研檔案管理人員只有不斷提高自身素質，才能適應不斷發展的形勢需要，更好地為學校教學、科研和其他各項工作服務。
　　此外，隨著科學技術的飛速發展，利用現代化的手段做好科技檔案的管理工作，提高科技檔案管理水平成為必然。因此，要樹立開拓創新意識，緊跟時代步伐，不斷開創高校檔案事業的新局面?？萍紮n案管理工作走向科學化和現代化勢在必行。