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檔案館管理論文參考范文(2)

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檔案館管理論文參考范文

  檔案館管理論文參考范文篇2

  淺談城建檔案館的數字化管理

  摘要:數字化對城建檔案服務功能具有重要的推動作用,城建檔案工作走信息化之路,有利于城建檔案工作的快捷和便利;城建檔案的信息形態、結構的變化,決定了城建檔案工作必須步入數字時代。

  關鍵詞:城建檔案,數字化,作用

  計算機技術、網絡通信技術、高密度存儲技術、多媒體技術的高速發展,使城建檔案的載體從紙張到磁盤、光盤、U盤、移動硬盤等出現了大量的電子文件。為適應信息化發展的需求,傳統的檔案管理模式必須向現代化的管理模式轉變。我們城建檔案事業要善于運用現代化信息技術來提高城建檔案的信息服務功能,使城建檔案在城市建設中發揮其應有的重要作用。

  一、城建檔案信息化建設的歷史背景

  城建檔案信息化的發展基本上是跟著計算機技術的發展走過來的。不管采用了什么新技術,但是本質上,實現的功能就是一個:用計算機這種現代化手段來實現城建檔案的接收、管理和檢索利用。只不過是隨著計算機技術的發展,同一個功能用了不同的、更高的技術來實現而已。

  1、20世紀八九十年代是我國檔案館的重要發展階段。從總體上看, 20世紀90年代以前的檔案館以收藏紙質檔案為主,通過卡片式或書本式目錄或指南反映館藏,這時檔案館業務工作的開展基本上以手工為主。

  2、20世紀90年代以后,計算機開始進入檔案館,出現了機讀式檢索工具與一定數量的機讀檔案,計算機在檔案館中的應用為檔案館進入自動化階段揭開了序幕。這時檔案館對于計算機的運用還主要以單機形式為主,通過功能簡單的檔案管理系統完成檔案的著錄與檢索利用工作,大量的工作還是以手工為主。

  3、21世紀初到現在,以計算機技術、數據存儲技術、網絡通信技術為核心的信息技術全面滲透到檔案館領域,將檔案館推向自動化發展階段。這時相當一部分檔案館尤其是大型綜合檔案館和大型企業檔案館建起了館內局域網,用戶可以通過局域網訪問檔案館的機讀目錄、光盤數據庫和檢索系統。一小部分檔案館實現了與互聯網的連接,大量的檔案目錄數據庫在該時期建立起來,為檔案館館藏檔案的網絡化服務奠定了基礎。

  4、《全國城建檔案信息化建設規劃實施綱要》指出目前還未建立計算機管理系統的館要建立城建檔案計算機管理系統,實現城建檔案計算機輔助作業和輔助管理;正在進行館藏檔案目錄數據庫建設的館應完成數據庫的建設,全面實現館藏檔案檢索計算機化;已建成城建檔案計算機管理局域網絡系統的館,應實現與政府部門政務網的銜接和專題數據庫建設;正在開展城建檔案數字化轉換和信息資源建設的館,要完成數字城建檔案館和網絡信息服務系統的構架。

  總之,城建檔案館需要將電子文件收集歸檔、保管、并向社會提供利用服務,這就是數字城建檔案館產生的歷史背景,也是時代賦予城建檔案館的任務。

  二 、信息化是城建檔案事業發展的必然要求

  我們城建檔案現在的主要現狀是在工程環節中形成大量的電子文件未能得到有效收集,造成資源流失、重復加工。傳統的城建檔案管理已不適應信息化的發展趨勢,使城建檔案館的寶貴資源沒有得到很好的開發利用。所以我們應該積極利用現代信息技術,全面采集、提煉和開發城建檔案信息資源,把城市地上、地下的建筑物、構筑物信息進行數字化處理,實現檔案管理的科學化、規范化、動態化和信息化。

  第一個方面,全球信息化的大趨勢決定城建檔案工作必須適應新形勢。目前的社會是一個以信息為主導的時代,人們獲取信息的手段和方式也步入信息數字化時代。各行各業以互聯網為依托,進行著數字化生存和發展。城建檔案信息是城市建設、規劃及其管理過程中形成的寶貴的信息資源,在這種時代背景下必定要融入數字時代,信息化建設是必由之路。

  第二個方面,未來的數字化信息社會對城建檔案服務功能的需求決定了城建檔案工作必須走信息化之路。傳統的實體利用形式已經難以滿足社會對城建檔案信息的需要。未來的數字化信息時代,必將促使城建檔案館的社會服務功能發生變化。各部門的信息化建設、電子政務建設尤其是建設系統信息化的建設等等方面,建設單位、施工單位、監理單位、設計單位等單位基本上都已應用計算機制作檔案,這樣就產生了大量的建設電子文件, ――這些在建設工程管理環節中形成的大量電子檔案的接收、管理、利用要求城建檔案工作必須步入信息化、數字化管理。

  第三個方面,城建檔案的信息形態、結構的變化,決定了城建檔案工作必須步入數字時代。建設工程在勘察、設計、施工、監理各工程環節中計算機輔助施工、計算機出圖等等形成大量的建設電子文件;勘察設計行業CAD技術得到普遍應用;甲乙級設計單位計算機出圖率達到100%;計算機輔助施工技術(CAC)也在建筑施工領域得到應用;建設工程管理中已普遍實現了計算機輔助管理。城建檔案作為城市建設的資源庫,將不容置疑的步入信息化時代,向數字化發展邁進。

  第四個方面,城建檔案信息產業化的發展趨勢決定了城建檔案工作必須步入數字時代。 在我們建設領域產生的這些大量的電子文件與電子檔案,怎樣使它們得到廣泛的應用;如何保證在信息時代城鄉建設活動中的真實歷史記錄長期保存下來并向社會隨時提供利用。以提供信息、服務社會為主導的城建檔案事業必將融入信息產業化的潮流之中。這種需求、這種信息產業化的發展趨勢,決定了城建檔案工作必將步入數字時代。

  四、城建檔案信息化建設的近期主要任務

  數字城建檔案館――是城建檔案管理技術與計算機技術、網絡技術和多媒體技術等結合的產物,代表著城建檔案事業的發展方向,也是城建檔案信息化的表現形式。那什么是數字城建檔案館呢?數字城建檔案的定義是,一個依靠信息技術接收、管理城建檔案并通過網絡為城市規劃、建設、管理提供支撐、保障、服務的應用系統。對城市的發展而言,數字城建檔案館的建設是一項極具有戰略意義的工程,是城市的基礎平臺建設工程,是城市信息化水平的提升工程,是城市信息化服務能力的建設工程,建設好這樣一個工程,意義重大,影響深遠,非常必要。

  從城建檔案工作實際出發,推動城建檔案信息化的進程。 以需求為導向,以應用促發展,把發展作為主題,把信息化作為主線和動力,把卓有成效地為城市建設和社會發展服務作為根本出發點的職能要求。積極開展、探索電子檔案接收與管理,加強對電子文件的形成、收集、積累、鑒定、歸檔的監督與指導。 加強電子文件的歸檔管理,加大對城建電子檔案的接收力度。創建城建檔案特色數據庫,基礎地理信息數據庫, 地下綜合管線數據庫,規劃審批成果數據庫,重要竣工項目數據庫城市規劃方案數據庫,聲像資料數據庫。

  數字城建檔案館可以進一步強化傳統城建檔案館的檔案信息服務功能,提供新的管理和服務機制。數字城建檔案館構建了虛擬的城建檔案信息環境,用戶所需的城建檔案信息可以通過網絡動態的進行組織,而不管其是否是本館的館藏,城建檔案服務也可以突破館界的限制,有效地利用城建檔案信息。我們應建成全方位、多層次、技術先進的城建檔案信息化管理、服務體系,實現資源共享。深層次開發城建檔案的內在價值,為城市的規劃、建設和管理提供全方位的信息,提高城市建設的科學化管理水平。建成門類比較齊全的城建檔案基本信息數據庫和專業信息數據庫,信息服務達到及時、準確和權威;信息資源的開發和利用達到較高水平,并取得較好的社會效益和經濟效益,使城建檔案信息化成為城市建設事業不可缺少的有力保證。

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