檔案工作的畢業論文(2)
檔案工作的畢業論文篇2
淺議信息技術在學校檔案管理中的應用
【摘 要】隨著我國高新技術的發展，文件檔案的計算機管理提上了議事日程。文件檔案的計算機管理克服了以往工作環節、工作程序的重復將文件和檔案作為統一的系統工程加強文件管理的超前控制保證了檔案的質量從而充分發揮了檔案的作用。本文筆者在對學校現有的師生檔案管理機制進行深入的研究后，針對學校傳統師生檔案管理系統的弱點與不足提出了實現學校師生檔案管理信息化的路徑。
【關鍵詞】檔案管理;信息技術;學校
一，傳統學校檔案管理方式的缺點。
學生檔案管理系統是一個教育單位不可缺少的部分，它的內容對于學校的決策者和管理者來說都至關重要，所以學生檔案管理系統應該能夠為用戶提供充足的信息和快捷的查詢手段。但一直以來人們使用傳統人工的方式管理文件檔案，這種管理方式存在著許多缺點：
1.效率低。傳統人工的方式管理文件檔案，由于信息大使檔案的檢索極為煩瑣，嚴重影響著檔案管理工作人員的工作效率。
2.保密性差。傳統人工的方式管理文件檔案，檔案所接觸的主體較多，這給檔案的保密帶來了很大的威脅。
3.檔案查找、更新和維護困難。在傳統檔案管理模式下，若檔案積累的時間一長，將產生大量的文件和數據，這對于檔案的查找、更新和維護都帶來了不少的困難。
二、現代化的學校檔案管理系統的特點。
隨著新世紀的到來，科學技術日新月異地發展，一場以科技進步為主題的信息化浪潮席卷全世界，電腦的普及迅速地推動著社會和經濟的發展，高科技正深刻地影響著人們工作和生活的方方面面。隨著辦公自動化的普及，檔案管理工作也越來越多的運用網絡技術進行現代化管理。筆者認為，針對傳統檔案管理方式所存在的問題學校應當建立起現代化的檔案管理體制，實現檔案管理信息化、自動化。現代化的檔案管理系統應具備以下特點：
1.現代檔案管理系統具有處理迅速、存儲量大
、查閱方便的特點。現代化檔案管理系統應用電腦文字處理軟件，靈活使用表格、圖形對檔案分門別類，并組成學校檔案管理系統，可以方便地查詢、閱讀、修改、交流和重復使用。
2.現代化的學校檔案管理工作需要高素質的專職工作人員擔任。
學校檔案工作人員必須熱愛自己所從事的檔案工作，掌握館藏檔案的內容，這樣，才能做好學校檔案管理的各項工作。從當前全國的情況來看，檔案人員隊伍普遍存在著知識面窄、知識老化、知識結構不盡合理等現象。21世紀是信息時代，要跟上社會發展，解決檔案事業發展中的問題，必須重視整個檔案工作者隊伍素質的提高，不斷調整更新檔案人員專業結構和知識結構。如何進一步提高檔案工作者整體知識水平以適應檔案事業的迅速發展，已成為檔案管理工作迫在眉睫、刻不容緩的問題。現代化檔案管理存在的不足和需要改進之處。
3.現代化檔案管理方式作為現代科學技術的一項新生事物，仍有諸多不夠完善和亟待改進的地方：
(1)隨著計算機技術在各項工作中的使用，產生了大量電子文件，檔案載體大部分變為磁介材料或其他載體，信息記錄方式也由原來的筆寫文字或圖形變成了只有機器才能識別的數碼，新型檔案載體的產生，提出了新型檔案載體歸檔和保管的新問題。(2)國家目前尚沒有電子文件歸檔與電子檔案管理方面的規范標準，也沒有從法律上予以明確規定。(3)電子文件易修改性、拷貝性、真實性和完整性、歸檔管理及檔案信息載體的原始性，要求檔案管理學理論予以深入研究并做出指導。
三、建立現代化學校檔案管理系統的意義。
現在我國的中小學校中檔案的管理水平還停留在紙介質的基礎上，這樣的機制已經不能適應時代的發展，因為它浪費了許多人力和物力，在信息時代這種傳統的管理方法必然被計算機為基礎的信息管理所取代。建立現代化學校檔案管理系統有著重要的意義。
1.現代化學校檔案管理系統有著很大的容量， 可以存儲歷屆的學生檔案，并且能夠安全、高效地實現學校師生的檔案日常管理;
2.現代化學校檔案管理系統只需一至二名檔案管理員可以大大節省人力，從而減少檔案管理的成本;
3.現代化學校檔案管理系統可以隨時迅速地查到所需信息，大大提高了工作效率。
四、實現學校師生檔案管理信息化的路徑。
為適應當前社會經濟發展的需要，學校應近快建立起現代化的檔案管理系統，走檔案管理信息化之路。本文筆者認為實現學校檔案管理信息化應從以下途徑進行：
1.著力提高檔案標準化、規范化水平。目前，檔案信息自動化系統的現狀是檔案標準化、規范化滯后和應用軟件多亂，這些都嚴重影響了系統整體水平的提高。筆者認為對這一問題取得共識是系統建設思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從計算機系統擴大到整個檔案信息管理。這一認識上的轉變給我們的啟示是：檔案信息自動化的內涵包括檔案工作的各個方面和各個環節，其中首要的是檔案業務要規范，檔案標準要建立健全和真正實施。檔案標準和規范本身也是一個系統工程，要推進檔案自動化建設，必須抓好檔案標準化、規范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關系。
2.抓好學校檔案數據庫的建設。
目前檔案信息自動化系統從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統的過渡階段，完成這一步的關鍵在于數據庫建設。數據庫的含義是依托先進的信息技術對資料進行科學的管理和方便的使用。
3.加強辦公自動化建設，提高檔案管理工作的質量。 微機應用，網絡管理，是知識經濟時代的檔案管理標志。利用微機進行文書檔案的管理，其優點是：
(1)以“件”為單位的立卷方法，便于文書檔案的立卷、接收、鑒定，便于隨時剔除無保存價值文件的優勢。如剔除某份文件，可不必考慮拆卷這一棘手問題。另外，利用計算機輔助管理檔案，在檔案的保管期限進行調整時，可利用計算機進行檢索工具的調整、刪改，大大提高了工作時效。
(2)微機管理一是有利于遺漏文件的補漏增缺。二是保持文件的歷史原貌。三是利用檔案資料方便，檢索簡便，準確率高。隨機存檔后，文件插入就十分方便了，可隨時修改一下檔案目錄便及時解決遺漏問題，實現文書檔案管理工作以及服務水平質的飛躍。
(3)微機管理更有利于文檔的保密。微機管理將其改為單份文件提供利用，利用者就無法接觸其他無關的文件，從而達到了文檔保密的要求。
4、學校的檔案工作者必備良好的素質。
一個檔案工作人員必備的素質結構，應是其具有的政治素質、業務素質和智力、能力素質的最佳綜合表現。檔案工作者應是知識面的“廣”與“博”的多面手。有較好的基礎知識、較高的專業知識及廣泛的相關學科知識素養。學習檔案先進單位的檔案管理工作、知識及發展情況，以便開闊視野、增長知識，從而做到厚積而薄發，努力提高自己檔案業務水平。
知識經濟時代的今天，對文書檔案管理模式和檔案管理的工作人員都提出了更新更高的要求。由傳統的管理模式和理念向現代管理模式和理念轉變，在提供利用服務時，能夠發揮出更好的時效價值，使檔案管理工作發揮出應有的經濟效益及社會效益。
【參考文獻】
[1]郭志敏 《檔案管理信息系統建設應注意的幾個問題》，山東檔案，2003年第19期。
[2]鄭柏杰 __仁《檔案管理信息系》，信息技術，2004年第3期。
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