高校考試檔案信息的科學化管理(2)

　　
　　三、高校考試檔案信息科學化管理的舉措
　　
　　按照以上原則的指導，高校考試檔案信息的科學化管理應當推進以下工作：
　　第一，構建雙軌制檔案信息管理模式。高校各類考試信息首先是以紙質檔案的形式生成，然后才能錄入數據庫系統，創建電子檔案。如果要提升檢索效率，就必須依托電子檔案，但又不能終止對紙質檔案的存儲和管理。所以只有區分電子檔案和紙質檔案的不同管理需求與方法，以雙軌制的管理模式開展工作才能體現科學化的管理水準。在紙質檔案管理方面，檔案人員應明確封存入庫的年限和年限期間內的檔案使用功能，如以10年為一個基本年限結點，過期將主要以封存的形式保管，在10年之內可以視具體情況而翻查原始檔案。需要特別注意的是，一般對高校考試信息的使用查詢多是以量化信息為形式，即具體的成績、參考人數、成果數量等，少數個別錯誤判定、特殊檔案信息的增加才涉及對原始檔案的翻查整理。這就要求紙質檔案的使用應更加嚴格規范，如無特殊情況，應以使用電子檔案查詢為主，盡可能確保紙質檔案的安全保密。
　　第二，建立專業的考試檔案信息管理平臺。在高效性原則的指導下，系統規劃檔案信息平臺的功能成為檔案管理工作的重中之重。有的高校在教務處內部信息系統中含有以學號進行存儲的院系學分成績統計，專業的考試檔案信息平臺可以采取和教務處網絡設立鏈接和關聯的方式，實現資源共享。為實現多種類型考試信息綜合管理的現實需求，信息平臺應設置不同的分類索引，便于分類查詢和統計。信息平臺首先應將考試類型作為基本分類，每一項考試以身份證號、學號、教師工號作為核心索引，從而有利于以個人唯一識別信息為基礎，綜合管理個人的多項考試成績，如個人跨年度考試信息結果的增加。不同考試類型之間以上述號碼為關聯依據，同時要對學生、教師、檔案管理人員以及相關負責領導分設不同的查詢權限，嚴格高校考試信息的保密管理。
　　第三，開展年度考試檔案信息的分析研究。高校檔案部門每年應組織專人對以往和最新考試檔案信息進行研究，從中提取有價值的信息應用到教學和管理工作中。為此，高校可成立專項檔案研究團隊，如各學科小組委派專人，每年和檔案管理人員配合，定期開展檔案研討，撰寫年度分析報告。比如為服務高校人才建設工程，對比分析近5年教師職稱考試變革對業務素質提升的貢獻程度，高校學生入學考試改革與學生綜合能力培養間的關系等，從而使原本處于靜態的考試檔案信息產生動態性的實用功能。
　　從考試檔案中挖掘有價值的信息對高校教學和管理的發展具有十分積極的意義。遵循科學的原則和方向，建立有效的管理舉措，高校考試檔案信息的管理將會呈現更多新的成果。
　　
　　主要參考文獻
　　
　　［１］ 馬蘇拉，林凱． 高校考試管理信息系統的設計和實現［Ｊ］． 計算機系統應用，２００９（１０）．
　　［２］ 程曉英． 高校人力資源檔案信息化管理系統的建設與思考［Ｊ］． 檔案學研究，２０１０（３）．