管理任務的要點

我們在時間管理中，強調要管理好行動，但是有些事情本身就有點復雜（舉辦一個家庭聚會、全家到美國旅行三周、銷售一個新的產品等）這樣子要如何管理呢？在Getting Things Done(本文簡稱GTD）的理論中，這些事情屬于任務（task）而非行動，這也是今天我們的主題。

1. 任務是什么？

“任務是需要一項以上的下一步行動，才能完成預期結果的工作”這是GTD這本書的定義。所以任務雖然可以指很大的計劃（例如登陸月球），但一些小事情，是任務的范圍（制作研習會的投影片），因為這些事情沒有辦法一個行動就完成，所以也稱之為任務。

2. 管理任務的重點

要管理好任務，也要和管理行動結合，必需做到三件事情，簡述如下。

a. 清楚界定任務的結果

任務的結果像是終點線，一個最終完成的圖像。一個登陸月球的任務，永錫會看到一個登陸小艇緩緩降落，小艇門打開，太空人走出來月球表面的畫面。一個制作投影片的任務，永錫會看到我在演講投影片內容，臺下觀眾專注聆聽，最后報以如雷掌聲的畫面。

清楚知道結果，才能自己在規劃下一步行動時，有明確的方向。

b.制作任務清單

我們必須有一張目前進行中任務的清單，這樣我們才會知道有哪些事情是我們需要去注意。清單讓我們可以重復檢視及更改，有一張任務清單，可以讓我們知道工作負載是否太大，是否需要刪減或增加資料。

永錫也會在每周檢視及計劃時，看看自己的任務清單，檢討哪些任務需要繼續推進，哪些則可以暫緩。

c. 將任務的下一步行動，放到系統內管理

大部分的任務很單純，只要將所有的任務列成一張清單，持續管理好各任務的下一步行動，就完成80％的管理工作。少部份任務比較復雜，屬于多面向的任務，需要一些外部工具的協助（紙筆工具、心智圖軟體、樹枝結構狀軟體等），并找出各面向的下一步行動，這就是最后20％的管理工作。這些行動，必須集中放到我們的時間管理系統中，才能進一步作有效的管控。

3 任務管理屬于垂直型行動管理

之前我們提過收集雜事并加工成行動，這是水平型行動管理；相對的任務管理屬于垂直式的行動管理，針對單一的任務，進行深度的控管。

以我自己的經驗，這兩種行動管理執行時的心理狀態不大一樣，水平型管理狀態，就像是一個很敏感的雷達，隨時注意附近的一舉一動，快速追蹤并切換注意力的焦點。例如我們批次處理事情，一次打10個電話、一次發6個email，這些事情雖然難度不高，但是卻需要很敏感，快速切換心情及作法，盡快完工。

垂直型行動管理則不然，許多時候需要用很長的時間，專注處理一件事情，而且事前需要較長暖機的時間，讓自己可以進入專注的狀態。要設計登陸月球的整個流程，可能要花費很多的時間沉思，考量，才能讓太空人平安升空，安全回來。準備投影片，也要事情對觀眾進行了解，并思考內容及主題如何讓人吸收。這些行動都需要不同于水平型的行動管理的方法及技巧。

結語

知識工作者的生產力，來自做事的品質的提升，任務管理提供一種”質重于量”的管理方式，讓我們得以用知識創造更好的成果。因此，我會利用接下來的課程針對任務管理做介紹，一篇篇寫下去，讓我們拭目以待吧。